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Jubiläums-Tennisturnier organisieren: die komplette Checkliste

Ein Jubiläums-Tennisturnier braucht mehr als reservierte Plätze und Spielbälle. Du musst Anmeldungen, Turnierformat, Wettkampfplan und Verpflegung so koordinieren, dass am Spieltag niemand auf Informationen oder Material wartet. Plane zuerst Termin, Plätze und Clubraum, bestätige danach die Teilnehmer und bestelle Preise sowie Catering. Kurz vor dem Turnier kommen Wetterkontrolle, Aufbau, gekühlte Getränke und die Empfangstheke dazu. Diese Checkliste führt dich durch alle 48 Aufgaben und 34 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Turniertermin festlegen

  • Tennisplätze reservieren

  • Clubraum reservieren

  • Turnierformat festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettkampfplan erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Turniermaterialien sammeln

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bahnen kontrollieren

    2 Personen

  • Netze und Anzeigetafeln aufstellen

    2 Personen

  • Spielbälle bereitlegen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Turnier eröffnen

    2 Personen

  • Wettkämpfe begleiten

    4 Personen

  • Punkte erfassen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Finalen betreuen

    3 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Umtrunk betreuen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Getränkestation aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Clubraum reinigen

    3 Personen

  • Bahnen sauber und leer übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Kaution und Mietgegenstände abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • TennisbälleAnz. 48
  • AnzeigetafelnAnz. 6
  • WertungsbögenAnz. 60
  • StifteAnz. 20
  • PfeifenAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • KühlboxenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6

Dekoration

  • Jubiläumsbanner
  • BallonsAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Turnierformat fest, bevor du Einladungen verschickst. Nur so kannst du Spielzeiten, benötigte Plätze und den Wettkampfplan realistisch planen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche direkt. Bestätige die Teilnehmer erst, wenn Angaben zu Spielteilnahme und Verpflegung vollständig sind.
  • Bestelle Preise, Medaillen und Catering nicht erst in der letzten Woche. Prüfe vor dem Einkauf außerdem, ob Teller, Besteck, Gläser und Serviergeschirr tatsächlich vorhanden sind.
  • Kontrolliere die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vor Beginn und plane Partyzelte ein. Am Vortag sollten Tische, Stühle, Buffetische und Abfallbehälter bereitstehen.
  • Richte Empfang, Buffet und Getränkestation vor dem ersten Spiel ein. Getränke gehören rechtzeitig in Kühlboxen; Wertungsbögen, Stifte, Anzeigetafeln und Spielbälle müssen an den Plätzen liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Tennisturnier planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Platz- und Clubraumreservierung. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Turnier verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte der Wettkampfplan für ein Tennisturnier erstellt werden?
Erstelle den Wettkampfplan, sobald die Teilnehmer bestätigt sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Turnier. So bleiben noch einige Tage für Absagen, Änderungen und den Ausdruck der Wertungsbögen.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Jubiläums-Tennisturnier?
Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde ein. Bei Snacks und Catering solltest du die bestätigte Teilnehmerzahl plus ungefähr 10 Prozent Reserve zugrunde legen.
Was muss am Tag vor dem Tennisturnier vorbereitet werden?
Sammle am Vortag alle Turniermaterialien, prüfe Bahnen, Netze und Anzeigetafeln und stelle Mobiliar bereit. Kühle Getränke, bereite Snacks vor und drucke Wettkampfplan sowie Wertungsbögen spätestens am Vorabend.

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