Zo organiseer je een jubileumsportdag zonder chaos

Begin een jubileumsportdag niet met boodschappen doen, maar met het programma en de sportlocatie. Bepaal eerst welke sportonderdelen je aanbiedt, hoeveel deelnemers je verwacht en hoeveel teams je kunt begeleiden. Daarna leg je de aanmeldingen, teams, vrijwilligers en wedstrijdschema’s vast. Regel materiaal, eten en prijzen pas wanneer de aantallen bekend zijn. De laatste week draait vooral om bevestigen, printen, het weer controleren en zorgen dat iedereen weet waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportonderdelen vaststellen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Teams samenstellen
2 personen
10
Wedstrijdschema maken
2 personen
11
Sportregels uitschrijven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Programma bevestigen
14
Weersverwachting controleren
15
Alternatief binnenprogramma bepalen
2 personen
16
Boodschappen bestellen
2 personen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Route naar locatie controleren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Scoreformulieren printen
21
Teamkaarten printen
22
Sportmateriaal controleren
2 personen
23
Batterijen opladen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Teamkaarten sorteren
28
Prijzen klaarleggen
29
EHBO-koffer controleren
30
Locatiesleutels ophalen
31
Tenten opzetten
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Sportvelden uitzetten
4 personen
35
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Cateringtafel inrichten
3 personen
38
Drankpunten inrichten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Scoretafels klaarzetten
2 personen
42
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Teamkaarten uitdelen
2 personen
46
Opening verzorgen
2 personen
47
Warming-up begeleiden
2 personen
48
Sportregels toelichten
2 personen
49
Sportonderdeel voetbal begeleiden
3 personen
50
Sportonderdeel basketbal begeleiden
3 personen
51
Sportonderdeel volleybal begeleiden
3 personen
52
Scores verwerken
2 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Buffet opbouwen
4 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Diner serveren
4 personen
59
Finales begeleiden
3 personen
60
Eindstanden controleren
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Jubileumtoast inschenken
3 personen
63
Muziek verzorgen
64
Laatste ronde serveren
2 personen
65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Versiering verwijderen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Sportvelden herstellen
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Koelboxen leegmaken
2 personen
77
Overgebleven eten verdelen
2 personen
78
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Terrasbankenaantal 8
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Volleyballenaantal 6
Handballenaantal 4
Tennisballenaantal 12
Shuttlesaantal 12
Badmintonracketsaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Teamhesjesaantal 40
Mini-hordenaantal 12
Springtouwenaantal 10
Frisbeesaantal 8
Foamballenaantal 8
Draagbare doelenaantal 4
Doelnettenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 4
EHBO-koffer
Klembordenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptop

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiemokkenaantal 80
Besteksetsaantal 90
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Jubileumbanner
Teamtafelkaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Herbruikbare handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sportlocatie zodra je de datum hebt gekozen en controleer meteen welke velden, kleedruimtes, stroompunten en binnenruimtes beschikbaar zijn. Plan uiterlijk één week vooraf een alternatief binnenprogramma voor regen of harde wind.
Open de aanmeldingen pas nadat de sportonderdelen, maximale groepsgrootte en sluitingsdatum vaststaan. Sluit de inschrijving bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de sportdag, zodat je teams en een wedstrijdschema kunt maken.
Maak het wedstrijdschema op basis van echte speeltijden en wisselmomenten. Reken per onderdeel niet alleen de wedstrijdduur, maar ook 5 tot 10 minuten voor uitleg, verplaatsing en het invullen van scoreformulieren.
Wijs vrijwilligers per taak toe in plaats van alleen om algemene hulp te vragen. Zorg bijvoorbeeld voor aparte mensen bij registratie, wedstrijdleiding, scoreborden, EHBO en catering, en stuur het definitieve programma minimaal 3 dagen vooraf.
Controleer al het sportmateriaal uiterlijk de dag ervoor en laad stopwatches of andere apparaten op. Leg teamhesjes, pionnen, markeerschijven, fluitjes, scoreformulieren en klemborden per onderdeel klaar, zodat je op de ochtend zelf niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumsportdag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en sportonderdelen. Open de aanmeldingen daarna en plan de laatste 10 tot 14 dagen voor teams, vrijwilligers, boodschappen en het wedstrijdschema.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumsportdag?: Reken minimaal op één begeleider per sportonderdeel en daarnaast op aparte hulp voor registratie, scoreverwerking en EHBO. Bij meerdere gelijktijdige onderdelen kom je vaak uit op ongeveer één vrijwilliger per 8 tot 12 deelnemers.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een sportdag?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en het aantal teams bekend is, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor de sportdag, nadat vrijwilligers en locatie zijn gecontroleerd.
Hoeveel drinken moet je regelen voor een jubileumsportdag?: Reken bij actief sporten op ongeveer 0,75 tot 1 liter drinken per deelnemer voor een dagdeel, plus extra bij warm weer. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en houd water beschikbaar bij ieder sportonderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.