Organiser une journée sportive de jubilé sans rien oublier

Une journée sportive de jubilé se prépare dans un ordre précis : définir les épreuves, réserver le lieu, puis ouvrir les inscriptions avant de répartir les participants en équipes. Le planning des matchs, les règles et les rôles des bénévoles doivent être fixés avant l’envoi des dernières informations. Prévoyez aussi un programme intérieur de secours, car la météo peut changer jusqu’au jour J. Ce plan regroupe les 78 tâches et 60 fournitures nécessaires pour passer de l’idée au dernier match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les épreuves sportives
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Former les équipes
2 personnes
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Rédiger les règles sportives
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Confirmer le programme
14
Vérifier les prévisions météo
15
Définir un programme intérieur de secours
2 personnes
16
Commander les courses
2 personnes
17
Commander les prix et médailles
18
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
19
Envoyer les informations aux participants
20
Imprimer les feuilles de score
21
Imprimer les cartes d’équipe
22
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
23
Recharger les batteries
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Trier les cartes d’équipe
28
Préparer les prix
29
Vérifier la trousse de premiers secours
30
Récupérer les clés du lieu
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
35
Préparer le matériel de sport
4 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Mettre en place les points boissons
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Tester le matériel sonore
2 personnes
41
Installer les tables de score
2 personnes
42
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
46
Assurer l’ouverture
2 personnes
47
Animer l'échauffement
2 personnes
48
Expliquer les règles du sport
2 personnes
49
Encadrer l'épreuve de football
3 personnes
50
Encadrer l'épreuve de basket
3 personnes
51
Encadrer l'épreuve de volley-ball
3 personnes
52
Saisir les scores
2 personnes
53
Servir les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Monter le buffet
4 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Servir le dîner
4 personnes
59
Encadrer les finales
3 personnes
60
Vérifier les scores finaux
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Servir le toast d’anniversaire
3 personnes
63
Fournir la musique
64
Servir le dernier tour
2 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

66
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Remettre en état les terrains de sport
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Vider les glacières
2 personnes
77
Distribuer les restes
2 personnes
78
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs de terrasseqté 8
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Ballons de handballqté 4
Balles de tennisqté 12
Navettesqté 12
Raquettes de badmintonqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’équipeqté 40
Mini-haiesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Frisbeesqté 8
Balles en mousseqté 8
Buts portablesqté 4
Filets de butqté 2
Mètres rubansqté 2
Chronomètresqté 4
Sifflets d’arbitreqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Trousse de premiers secours
Presse-papiersqté 6

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateur portable

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 90
Petits bolsqté 20
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannière d’anniversaire
Cartes de table des équipesqté 12
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Gants réutilisablesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les épreuves et le lieu : sans durée, espaces disponibles et horaires d’accès, vous ne pouvez pas construire un planning de matchs fiable. Bloquez ces éléments avant de rédiger les invitations.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires. Mettez la liste des participants à jour au moins une fois par semaine, puis formez les équipes seulement quand les désistements sont connus.
Préparez le déroulé avant le jour J : règles sportives, horaires, feuilles de score, cartes d’équipe et répartition des bénévoles doivent être finalisés avant l’envoi des informations pratiques.
Vérifiez le matériel la veille et rechargez les batteries des appareils utilisés pour le chronométrage ou l’organisation. Contrôlez notamment les ballons, cônes, chasubles, sifflets, panneaux de score et la trousse de premiers secours.
Ne laissez pas la météo décider à votre place le matin même. Consultez les prévisions, confirmez le programme extérieur et prévenez les participants dès que le programme intérieur de secours est activé ; placez aussi les boissons au frais avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive de jubilé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, commander les prix et médailles, puis confirmer le programme.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée sportive ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de former les équipes.
Quand préparer le planning des matchs ?: Préparez une première version dès que les inscriptions sont bien avancées, puis finalisez-la 7 jours avant la journée sportive. Gardez une version imprimée et une marge pour les absences de dernière minute.
Que faire s’il pleut le jour de la journée sportive ?: Décidez au plus tard la veille quel programme intérieur peut remplacer les épreuves extérieures. Envoyez la confirmation aux participants dès que la décision est prise et adaptez les horaires, les équipes et le matériel nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.