Checklist voor een goed georganiseerde jubileumsportdag

Een jubileumsportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportvelden en ballen regelen. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, teams en wedstrijden indelen en vrijwilligers precies weten waar ze staan. Regel ook een alternatief binnenprogramma voordat de weersverwachting onzeker wordt. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding, van locatie en uitnodigingen tot scoreformulieren, catering en de laatste materiaalcontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sportonderdelen vaststellen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Teams samenstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Sportregels uitschrijven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma bepalen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Route naar locatie controleren
Deelnemersinformatie versturen
Scoreformulieren printen
Teamkaarten printen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Batterijen opladen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Teamkaarten sorteren
Prijzen klaarleggen
EHBO-koffer controleren
Locatiesleutels ophalen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Scoretafels klaarzetten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Teamkaarten uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Sportregels toelichten
2 personen
Sportonderdeel voetbal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel basketbal begeleiden
3 personen
Sportonderdeel volleybal begeleiden
3 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Finales begeleiden
3 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Jubileumtoast inschenken
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sportvelden herstellen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Terrasbankenaantal 8
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Volleyballenaantal 6
Handballenaantal 4
Tennisballenaantal 12
Shuttlesaantal 12
Badmintonracketsaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Teamhesjesaantal 40
Mini-hordenaantal 12
Springtouwenaantal 10
Frisbeesaantal 8
Foamballenaantal 8
Draagbare doelenaantal 4
Doelnettenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 4
EHBO-koffer
Klembordenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptop

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiemokkenaantal 80
Besteksetsaantal 90
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Jubileumbanner
Teamtafelkaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Herbruikbare handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de sportonderdelen, locatie en uiterste aanmelddatum vaststaan. Verzamel tegelijk dieetwensen en werk de deelnemerslijst wekelijks bij, zodat teams en boodschappen niet op verouderde aantallen worden gebaseerd.
Maak het wedstrijdschema en de teamkaarten uiterlijk een week vooraf. Plan per onderdeel wisseltijd en wijs vrijwilligers toe aan registratie, scoreformulieren, materiaal en EHBO; zonder die indeling ontstaan vooral bij de start gaten.
Controleer sportmateriaal twee tot drie dagen vooraf en laad stopwatches of andere elektronische hulpmiddelen volledig op. Tel ballen, shuttles, hesjes, pionnen en scoreborden per sportonderdeel, in plaats van alles pas op locatie uit te zoeken.
Leg het binnenprogramma vast zodra er kans op regen is en communiceer het samen met de route en aanvangstijd. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf; partytenten zijn geen vervanging voor een volledig regenplan.
Koel de dranken de avond ervoor en zet registratie, afvalbakken, tafels en stoelen klaar voordat deelnemers arriveren. Houd bij de boodschappen rekening met twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur en extra water tijdens actieve onderdelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumsportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de sportonderdelen, locatie en uitnodigingen. Open de aanmeldingen ongeveer 6 weken voor de sportdag en leg teams, schema en vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileumsportdag?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 registratiepersoon en 1 begeleider of scheidsrechter per gelijktijdig sportonderdeel. Bij vier onderdelen tegelijk heb je dus minstens 6 tot 7 mensen nodig, exclusief hulp bij opbouw en catering.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een jubileumsportdag?: Bepaal uiterlijk 1 week vooraf een binnenprogramma en vermeld in de deelnemersinformatie wanneer je overstapt. Neem 48 uur vooraf een besluit over de opstelling en bevestig de keuze opnieuw op de ochtend van de sportdag.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een jubileumsportdag?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige onderdelen en teams. Tel per onderdeel het materiaal voor alle teams plus minimaal 10 procent reserve; controleer ballen, hesjes, pionnen, doelen, netten en scoremiddelen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.