Checklist pour organiser une journée sportive du jubilé

Une journée sportive du jubilé demande plus qu’un programme de matchs. Il faut réserver le terrain, gérer les inscriptions, former les équipes et prévoir le matériel pour plusieurs disciplines. Les détails oubliés apparaissent souvent la dernière semaine : besoins alimentaires, feuilles de score, batteries, médailles ou solution de repli en cas de pluie. Cette checklist de 78 tâches et 60 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les épreuves sportives
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Former les équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger les règles sportives
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer le programme
Vérifier les prévisions météo
Définir un programme intérieur de secours
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les feuilles de score
Imprimer les cartes d’équipe
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Recharger les batteries
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les cartes d’équipe
Préparer les prix
Vérifier la trousse de premiers secours
Récupérer les clés du lieu
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de sport
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Expliquer les règles du sport
2 personnes
Encadrer l'épreuve de football
3 personnes
Encadrer l'épreuve de basket
3 personnes
Encadrer l'épreuve de volley-ball
3 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Encadrer les finales
3 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le toast d’anniversaire
3 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre en état les terrains de sport
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs de terrasseqté 8
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Ballons de handballqté 4
Balles de tennisqté 12
Navettesqté 12
Raquettes de badmintonqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’équipeqté 40
Mini-haiesqté 12
Cordes à sauterqté 10
Frisbeesqté 8
Balles en mousseqté 8
Buts portablesqté 4
Filets de butqté 2
Mètres rubansqté 2
Chronomètresqté 4
Sifflets d’arbitreqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Trousse de premiers secours
Presse-papiersqté 6

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateur portable

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 90
Petits bolsqté 20
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bannière d’anniversaire
Cartes de table des équipesqté 12
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Gants réutilisablesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer les épreuves et réserver le lieu sportif. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour comparer les disponibilités, puis gardez une date limite claire pour les inscriptions.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la journée. Ce délai vous laisse le temps de traiter les besoins alimentaires, mettre à jour les participants, former les équipes et établir le planning des matchs.
Ne vous contentez pas de compter les ballons : vérifiez aussi les cônes, chasubles, chronomètres, sifflets, panneaux de score et trousses de premiers secours. Faites ce contrôle 5 à 7 jours avant, puis rechargez les batteries la veille.
Envoyez aux participants le programme, l’itinéraire, l’heure d’arrivée et ce qu’ils doivent apporter au plus tard 3 jours avant. Imprimez également les feuilles de score et les cartes d’équipe avant le jour J.
Préparez une version intérieure du programme dès que les prévisions deviennent incertaines, idéalement 48 heures avant. Refroidissez les boissons la veille et répartissez clairement les bénévoles entre inscription, arbitrage, scores et ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive du jubilé ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, définir les épreuves, envoyer les invitations et commander les prix. Gardez les 10 à 14 derniers jours pour les inscriptions, les équipes et le planning détaillé.
Quand clôturer les inscriptions à la journée sportive ?: Clôturez-les environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, mettre à jour la liste des participants et équilibrer les équipes.
Que prévoir en cas de pluie pour une journée sportive ?: Définissez un programme intérieur de secours au moins 48 heures avant, après avoir vérifié les prévisions météo. Communiquez la décision et les éventuels changements d’horaire aux participants dès que possible.
Quand vérifier le matériel sportif et les fournitures ?: Faites un inventaire complet 5 à 7 jours avant la journée, puis un dernier contrôle la veille. Rechargez les batteries, préparez les documents imprimés et refroidissez les boissons à ce moment-là.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.