Checklist voor een jubileumrecordpoging organiseren

Een jubileumrecordpoging vraagt om meer dan deelnemers en een startmoment. Je moet de recordregels vooraf vastleggen, een recordbegeleider regelen en bewijs zo organiseren dat de poging controleerbaar blijft. Daarnaast komen registratie, vrijwilligers, veiligheid, catering en de opbouw van het terrein samen op één dag. Gebruik deze checklist om eerst de randvoorwaarden vast te zetten en daarna de uitvoering stap voor stap voor te bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Recordregels vastleggen
2 personen
Recordbegeleider vastleggen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Route en plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Instructies voor tellers maken
2 personen
Tellers instrueren
3 personen
Bewijsmateriaal voorbereiden
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Reserveprogramma klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Recordzone afzetten
4 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Licht testen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Telformulieren klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
6 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Recordregels toelichten
2 personen
Deelnemers opstellen
6 personen
Startsignaal geven
2 personen
Recordpoging uitvoeren
12 personen
Deelnemers tellen
8 personen
Teltellingen vastleggen
3 personen
Tijdregistratie bijhouden
2 personen
Foto- en video-opnamen maken
3 personen
Getuigenformulieren laten tekenen
2 personen
Recordresultaat bekendmaken
2 personen
Certificaten uitdelen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bewijsmateriaal veilig opslaan
2 personen
Recordaanvraag indienen
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's delen met deelnemers
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Tabletsaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Fotocameraaantal 2
Videocameraaantal 2
Geheugenkaartenaantal 6
Megafon

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Telfichesaantal 500
Startlint
Finishlint
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Recordbord
Routebordenaantal 12
Pijlenbordenaantal 15
Polsbandjesaantal 500
Naamstickersaantal 500
Certificatenaantal 500

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de recordregels minimaal 6 tot 8 weken vooraf schriftelijk vast met de recordbegeleider. Noteer ook hoe deelnemers worden geteld, welke start- en finishvoorwaarden gelden en welk bewijs nodig is.
Plan de registratie met een vaste balie en een gecontroleerde deelnemerslijst. Laat aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de poging sluiten, zodat catering en indeling niet op het laatste moment veranderen.
Werk met aparte teams voor registratie, tellen, veiligheid en catering. Geef tellers vooraf een korte instructie en plan minstens 30 minuten voor de start om alle portofoons, stopwatches en telfiches te testen.
Maak het terrein leesbaar voor deelnemers en publiek met een route, plattegrond, afzethekken en verkeerskegels. Controleer de locatie de dag ervoor en bepaal vooraf waar tenten, tafels, registratie en de finish komen.
Bereid het bewijsmateriaal niet pas na afloop voor. Test camera’s en geheugenkaarten, wijs iemand aan voor foto- en video-opnamen en maak een reserveplan voor stroom met powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumrecordpoging organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen en recordregels. Plan de deelnemerslijst, vrijwilligersindeling en catering uiterlijk 7 dagen voor de poging definitief.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileumrecordpoging?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en telpunten, maar werk met minimaal één verantwoordelijke per taakgebied: registratie, tellen, veiligheid, catering en bewijs. Plan bovendien een reserve van ongeveer 10% van je vrijwilligersteam voor uitval op de dag zelf.
Wanneer moet ik de vergunning voor een jubileumrecordpoging aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra locatie, route en verwachte bezoekersaantal bekend zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarna uiterlijk 2 weken voor het evenement of aanvullende verkeers- of veiligheidsvoorwaarden gelden.
Hoe bereid ik het bewijs van een jubileumrecordpoging voor?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een opname- en telplan met vaste verantwoordelijken, camera’s en controlepunten. Test alle apparatuur opnieuw op de dag zelf, minimaal 60 minuten voor de start, en leg de eindstand direct vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.