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Jubiläumsrekordversuch organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläumsrekordversuch braucht mehr als eine gute Idee und viele Teilnehmende. Du musst Rekordregeln klären, den Ablauf dokumentieren, Helfer für Zählung und Einweisung einteilen und die Technik testen. Diese Checkliste führt dich von Einladungen und Genehmigungen bis zu Registrierung, Beweismaterial, Verpflegung und Aufbau vor Ort. Plane besonders die Aufgaben ein, die am Veranstaltungstag nicht mehr nachgeholt werden können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen beantragen

  • Rekordregeln festlegen

    2 Personen

  • Recordbegeleider festlegen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Route und Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anweisungen für Zähler erstellen

    2 Personen

  • Zähler anweisen

    3 Personen

  • Beweismaterial vorbereiten

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Ersatzprogramm bereithalten

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    3 Personen

  • Bereich für Rekorde absperren

    4 Personen

  • Start- und Zielfahne aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Licht testen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Zählformulare bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    6 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    5 Personen

  • Armbänder verteilen

    3 Personen

  • Rekordregeln erläutern

    2 Personen

  • Teilnehmer aufstellen

    6 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Rekordversuch durchführen

    12 Personen

  • Teilnehmende zählen

    8 Personen

  • Zählungen festhalten

    3 Personen

  • Zeiterfassung führen

    2 Personen

  • Foto- und Videoaufnahmen machen

    3 Personen

  • Zeugenformulare unterschreiben lassen

    2 Personen

  • Rekordergebnis bekanntgeben

    2 Personen

  • Zertifikate verteilen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung der Teilnehmer begleiten

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Beweismaterial sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Rekordantrag einreichen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos mit den Teilnehmern teilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • RegistrierungsthekeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Mobile Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • TabletsAnz. 4
  • StoppuhrenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 8
  • FotokameraAnz. 2
  • VideokameraAnz. 2
  • SpeicherkartenAnz. 6
  • Megafon

Sportmaterial

  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • ZählkartenAnz. 500
  • Startband
  • Ziellinie-Band
  • StoppuhrenAnz. 4
  • KegelAnz. 40

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Willkommensschild
  • Rekordschild
  • WegweiserAnz. 12
  • PfeiltafelnAnz. 15
  • ArmbänderAnz. 500
  • NamensaufkleberAnz. 500
  • ZertifikateAnz. 500

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • TellerAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • SchälchenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 10
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 10
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Rekordregeln früh schriftlich fest und bestimme spätestens einige Wochen vorher eine verantwortliche Person für die Rekordbegleitung. So ist geklärt, welche Zählung, Nachweise und Aufnahmen am Ende anerkannt werden.
  • Teile für jede Zählstation mindestens eine eingewiesene Person ein und halte zusätzliche Helfer bereit. Erstelle die Anweisungen für die Zähler vorab, drucke sie aus und übe den Ablauf einmal mit Stoppuhren und Zählkarten.
  • Plane die Registrierung mit Teilnehmerliste, Anmeldung und Ernährungswünschen getrennt vom eigentlichen Rekordbereich. Prüfe die Liste am Vortag und richte die Registrierungstheke so ein, dass Warteschlangen nicht die Route oder Absperrgitter blockieren.
  • Teste mobile Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop und Tablets vor dem Aufbau. Lade Powerbanks, bringe Ersatz-Speicherkarten mit und sichere Verlängerungskabel, damit Durchsagen, Zählung sowie Foto- und Videoaufnahmen nicht an Strom oder Speicherplatz scheitern.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungsmorgen. Stelle Partyzelte rechtzeitig auf, kontrolliere Gelände, Route und Lageplan und halte ein Ersatzprogramm bereit, falls der Rekordversuch wegen Wind oder Regen verschoben werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jubiläumsrekordversuch planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Genehmigungen, Rekordregeln, Einladungen, Helfer und Beweismaterial noch geordnet vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht ein Jubiläumsrekordversuch?
Plane neben der Veranstaltungsleitung mindestens eine Person für die Rekordbegleitung, ein bis zwei Personen für die Registrierung, mehrere Zähler und zusätzliche Helfer für Route, Absperrung und Technik ein. Die genaue Zahl richtet sich nach Teilnehmerzahl und Anzahl der Zählstationen.
Was muss man bei einem Rekordversuch dokumentieren?
Bereite vorab festgelegtes Beweismaterial vor, darunter Teilnehmerliste, Zählkarten sowie Foto- und Videoaufnahmen. Teste Kameras und Speicherkarten spätestens am Vortag und dokumentiere Start, Durchführung und Ergebnis ohne Unterbrechung.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn und bereite Snacks so vor, dass sie zur Ankunft der Teilnehmenden bereitstehen. Bestellungen und Einkäufe sollten spätestens 2 bis 3 Tage vorher abgeschlossen sein.

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