Checklist voor een jubileumfamiliedag organiseren
Een jubileumfamiliedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en buffet. Je moet op tijd weten hoeveel familieleden komen, welke dieetwensen er zijn en hoe je het programma voor verschillende leeftijden invult. Denk daarnaast aan familiefoto’s, kinderactiviteiten, tenten bij wisselvallig weer en voldoende servies voor het buffet. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde aan te pakken en voorkomt dat praktische zaken pas op de ochtend zelf worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Feestlocatie reserveren
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Familiefoto's verzamelen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Spelprogramma uitwerken
2 personen
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
Fotograaf reserveren
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Vegetarische opties bepalen
2 personen
Allergenenlijst opstellen
Partytenten bestellen
Huurmaterialen bevestigen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma afdrukken
Routegegevens versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Sausen en dips maken
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Spelhoek inrichten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
Toiletten controleren
Eindcontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Familiefoto maken
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert uitserveren
3 personen
Jubileumtoast begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Kinderhoek bijhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten en drank afdekken
2 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Huurmaterialen verzamelen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Vermiste spullen controleren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Bankenaantal 4
- Kapstokrekkenaantal 2
- Parasolsaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Soepkommenaantal 65
- Drinkglazenaantal 90
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 75
- Serveerschalenaantal 15
- Serveerplankenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Waterkaraffenaantal 8
- Serveertraysaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Feestslingersaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelbordjesaantal 8
- Fotolijstenaantal 12
- Vazenaantal 8
- Kleefhakenaantal 30
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Heetwaterurn
- Warmhoudschalenaantal 6
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
Keuken
- Kokskeukenmessenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
- Voedselbakkenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Handwasdispensersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 5
- Papierbakkenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Stofblikkenaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Afdruiprekkenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Lantaarnsaantal 8
- Ledkaarsenaantal 24
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 2
- Volleybal
- Badmintonsetsaantal 3
- Shuttlesaantal 12
- Frisbeesaantal 4
- Ringwerpspel
- Markeringshoedjesaantal 20
- Springtouwenaantal 6
- Bordspellenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de aanmeldingen uiterlijk twee weken voor de familiedag vast. Gebruik het definitieve aantal voor de catering, het aantal klapstoelen, servies en naamkaartjes; vraag dieetwensen meteen mee uit.
- Maak het programma uiterlijk één week vooraf definitief. Plan naast het spelprogramma ruimte voor eten, familiefoto’s en spontane gesprekken, zodat de dag niet volledig van tijdschema’s afhankelijk wordt.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, parasols en extra zitplaatsen nodig zijn. Zet bij buitenlocaties ook een plan klaar voor het verplaatsen van buffet en activiteiten.
- Verzamel familiefoto’s en lever het materiaal minstens vijf dagen vooraf aan bij degene die de fotolijsten, presentatie of fotomomenten voorbereidt. Zo hoef je op de dag zelf niet meer in losse telefoons en groepsapps te zoeken.
- Haal verse producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder en zet dranken enkele uren voor ontvangst koud. Zet serveerschalen, tangen, waterkaraffen en opscheplepels vóór de gasten arriveren op het buffet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfamiliedag organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Rond 2 weken voor de dag de aanmeldingen, dieetwensen en cateringhoeveelheden af.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumfamiliedag?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum die ongeveer 2 weken vóór de familiedag ligt, zodat je tijd houdt voor catering en huurmaterialen.
- Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een familiedag?
- Reken voor iedere aangemelde gast op één stoel en minimaal één dinerbord, dessertbord, drinkglas en bestekset. Voeg voor breekbaar servies en glazen ongeveer 10 procent reserve toe, vooral bij kinderen en een buffet.
- Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een jubileumfamiliedag?
- Kies het menu ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Geef de definitieve allergenenlijst en het definitieve aantal gasten uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf door aan de cateraar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!