Checklist pour organiser une journée familiale d’anniversaire

Une journée familiale d’anniversaire demande plus qu’un gâteau et quelques boissons. Il faut coordonner les invités, le repas, les activités des enfants, le mobilier et les détails qui facilitent l’arrivée de chacun. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations aux derniers préparatifs. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour installer les tables, le buffet, les espaces ombragés et le service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de l'événement
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les photos de famille
2 personnes
Composer la sélection musicale
Élaborer le programme de jeu
2 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Réserver le photographe
Composer le menu traiteur
2 personnes
Définir les options végétariennes
2 personnes
Établir la liste des allergènes
Commander des tentes de fête
Confirmer les matériels de location
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les informations d’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Aménager l’espace jeux
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle final
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Prendre une photo de famille
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le tour de jeu
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Animer le toast d’anniversaire
2 personnes
Fournir la musique
Gérer l’espace enfants
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler le matériel de location
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Vérifier les objets manquants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Bancsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Parasolsqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 65
Verres à boireqté 90
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 75
Plateaux de serviceqté 15
Planches de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Carafes d'eauqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fêteqté 8
Arches de ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 70
Pancartes de tableqté 8
Cadres photoqté 12
Vasesqté 8
Crochets adhésifsqté 30

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Urne à eau chaude
Plats de maintien au chaudqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Couteaux de cuisine de chefqté 4
Planches à découperqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Bacs alimentairesqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 5
Corbeilles à papierqté 3
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 8
Bougies LEDqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Volley-ball
Sets de badmintonqté 3
Navettesqté 12
Frisbeesqté 4
Jeu de lancer d’anneaux
Cônes de balisageqté 20
Cordes à sauterqté 6
Jeux de sociétéqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et établir la liste des invités : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour envoyer les invitations et récupérer les réponses, allergies et besoins alimentaires.
Finalisez le programme avant de choisir les jeux. Prévoyez des activités pour plusieurs âges et gardez une solution de repli si la météo empêche les jeux en extérieur.
Pour le repas, séparez clairement les options végétariennes et la liste des allergènes. Les produits frais peuvent être récupérés la veille ou le matin même, tandis que les desserts peuvent être préparés à l’avance.
Ne commandez pas seulement les tables et les chaises : vérifiez aussi les tables de buffet, les tentes, les parasols, les glacières, la vaisselle, les carafes et les machines à café.
La veille, mettez les boissons au frais, lavez les légumes, imprimez le programme et préparez les badges nominatifs. Envoyez les indications d’itinéraire au plus tard 48 heures avant la fête.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée familiale d’anniversaire ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, surtout si plusieurs générations viennent de loin. Fixez une date limite de réponse environ 3 semaines avant afin de confirmer le repas, les allergies et le nombre de chaises.
Combien de temps à l’avance réserver une tente et le mobilier ?: Réservez les tentes, tables, chaises et bancs au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Confirmez le matériel de location 7 à 10 jours avant, puis vérifiez les dimensions et l’accès du lieu.
Quand préparer le menu et les options végétariennes ?: Établissez le menu environ 3 semaines avant la journée familiale, après avoir traité les inscriptions. Finalisez les quantités une semaine avant et récupérez les produits frais le jour précédent ou le matin de l’événement.
Que faire la veille d’une journée familiale d’anniversaire ?: La veille, mettez les boissons au frais, lavez les légumes, préparez les desserts, rassemblez les photos et installez les éléments faciles à poser. Gardez le programme, les badges et les indications d’itinéraire prêts au même endroit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.