Jubileumexcursie organiseren: checklist en planning

Een jubileumexcursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en bus reserveren. Je stemt programma, opstapplaats, vervoer, diner en deelnemersinformatie op elkaar af. Begin met de datum en excursielocatie, leg daarna het vervoer en de dinerreservering vast en verwerk de aanmeldingen. In de laatste week controleer je route, weersverwachting en bevestigingen. Denk ook aan praktische zaken zoals naambadges, routekaarten, deelnemersmappen, gekoelde dranken en het ingepakte jubileumcadeau.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Excursielocatie reserveren
Vervoer reserveren
Dinerreservering maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering aan genodigden sturen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen doorgeven
Route en opstapplaats controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma definitief bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemersmap samenstellen
2 personen
Vervoerder bevestigen
Excursielocatie bevestigen
Dinerlocatie bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Broodjes en snacks voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Cadeau en jubileumkaart inpakken
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
EHBO-set controleren

Event

Verzamelpunt gereedmaken
3 personen
Bus en chauffeur ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Deelnemers aan boord helpen
3 personen
Broodjes uitdelen
3 personen
Dranken uitdelen
2 personen
Deelnemers tellen bij aankomst
2 personen
Groep naar excursie begeleiden
3 personen
Excursie begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Cadeau overhandigen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerlocatie binnenleiden
3 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Diner begeleiden
3 personen
Jubileumtoast serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Groep terug naar bus begeleiden
3 personen
Deelnemers tellen voor vertrek
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Deelnemers uit laten stappen
3 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Servies en herbruikbare spullen afwassen
2 personen
Afval scheiden en wegbrengen
2 personen
Excursiematerialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 2
Inklapstoelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Voedselbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Telefoonladersaantal 3
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Jubileumbanner
Tafellopersaantal 3
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Cadeautas
Jubileumkaart

Organisatie

Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Deelnemersmappenaantal 45
Clipboardsaantal 4
Balpennenaantal 50
Routekaartenaantal 45
Polsbandjesaantal 50

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, excursielocatie, vervoer en diner eerst vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers meteen een volledig programma en duidelijke opstapplaats ontvangen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef ze uiterlijk enkele dagen voor het diner door. Werk de deelnemerslijst na elke reactie bij, niet pas vlak voor vertrek.
Stuur de deelnemersinformatie ongeveer één week vooraf en zet daarin de vertrektijd, opstapplaats, route, contactpersoon en praktische informatie. Een korte herinnering twee tot drie dagen voor vertrek voorkomt misverstanden.
Controleer route, opstapplaats, weersverwachting en alle reserveringen in de laatste week. Bevestig de vervoerder, excursielocatie en dinerlocatie nogmaals zodra het programma definitief is.
Maak de deelnemersmappen, naambadges en routekaarten vooraf klaar en test de draagbare speaker, powerbanks en telefoonladers. Koel dranken op tijd en pak cadeau en jubileumkaart apart in, zodat ze niet zoekraken tussen de excursiespullen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileumexcursie organiseren?: Leg de datum, het programma en de excursielocatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer vervoer en diner zodra de datum bekend is, omdat beide onderdelen de groepsgrootte en planning bepalen.
Hoeveel tijd van tevoren moet ik uitnodigingen voor een jubileumexcursie versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de excursie. Vraag om aanmelding binnen 2 tot 3 weken, zodat je vervoer, diner en dieetwensen tijdig kunt bevestigen.
Wanneer moet ik het vervoer voor een jubileumexcursie bevestigen?: Reserveer het vervoer bij voorkeur 6 tot 10 weken vooraf en bevestig vervoerder, opstapplaats en vertrektijd in de laatste week. Stuur die gegevens daarna opnieuw mee met de deelnemersinformatie.
Wat moet ik de week voor een jubileumexcursie controleren?: Controleer route, weersverwachting, deelnemerslijst, dieetwensen en alle drie de reserveringen: vervoer, excursielocatie en diner. Maak daarnaast naambadges, routekaarten en deelnemersmappen klaar en test de benodigde apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.