Jongerenfestival organiseren: checklist en planning

Een jongerenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en muziek. Je regelt tegelijk toestemming, begeleiding, deelnemers, techniek, eten en een plan voor slecht weer. Begin met datum en locatie, werk daarna naar aanmeldingen en programma toe en bewaar de laatste week voor controle en voorbereiding. Let vooral op toestemmingen van minderjarigen, allergenen, stroompunten en materialen die je niet op het laatste moment kunt vervangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
3 personen
Muziek- en activiteitenaanbod kiezen
3 personen
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
Begeleiders en vrijwilligers benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen voor minderjarigen verzamelen
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Alternatief bij slecht weer klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en wraps klaarmaken
4 personen
Allergenen apart labelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en losplek vrijmaken
2 personen
Tenten en overkapping opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenstations klaarzetten
5 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Muziek verzorgen
2 personen
Activiteiten begeleiden
6 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Eindprogramma aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Activiteitenmateriaal inpakken
4 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Inschrijftafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjesaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Programmapostersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Frisbeesaantal 6
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbestekaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Labelstiftenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Eerste hulp kit

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, vergunningen en meldingen als eerste vast. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf welke toestemming nodig is en wie tijdens het festival aanspreekbaar is.
Open aanmeldingen pas nadat programma en begeleiding voldoende duidelijk zijn. Vraag direct dieetwensen en toestemmingen voor minderjarigen uit, zodat je niet vlak voor het festival tientallen ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Maak één definitieve deelnemerslijst en stuur het programma opnieuw zodra tijden of onderdelen wijzigen. Neem voor de ontvangst een inschrijftafel, welkomstbord en een geprinte lijst mee; reken niet alleen op telefoons.
Test geluid, microfoons, licht en stroom vóór de opbouw. Controleer kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen op de locatie en houd kabels buiten looproutes, vooral bij partytenten en activiteiten.
Plan de laatste 24 uur voor boodschappen, koelen en voorbereiden. Label allergenen apart, zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar en controleer ook afvalbakken, tafels en het alternatief bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jongerenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en programma. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, toestemmingen, materiaalcontrole en het definitieve programma.
Wanneer moet ik toestemmingen van minderjarigen verzamelen?: Vraag toestemming bij de aanmelding en controleer de gegevens uiterlijk 2 weken voor het festival. Maak daarna een definitieve lijst met deelnemers van wie alles compleet is.
Hoeveel eten en drinken moet ik regelen voor een jongerenfestival?: Plan per deelnemer minstens 2 drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 drankje per uur, naast onbeperkt water. Stem hapjes, broodjes en wraps af op de definitieve deelnemerslijst en houd dieetwensen en allergenen apart.
Wanneer moet ik techniek en materialen controleren?: Controleer speakers, mengpaneel, microfoons, statieven, verlichting en kabels minimaal 3 tot 5 dagen vooraf. Test op de locatie opnieuw tijdens de opbouw, zodat je nog tijd hebt voor een vervangend onderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.