Checklist pour organiser un festival des jeunes

Un festival des jeunes demande plus qu’un programme et de la musique. Il faut verrouiller la date et le lieu, obtenir les autorisations, organiser les inscriptions et prévoir l’encadrement des mineurs. Cette checklist regroupe 73 tâches et 52 éléments à prévoir, des réservations de matériel jusqu’aux sandwiches, aux boissons et à l’accueil. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
3 personnes
Choisir l’offre musicale et d’activités
3 personnes
Faire les réservations de matériel
2 personnes
Contacter les encadrants et les bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les autorisations pour les mineurs
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Prévoir une alternative en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sandwiches et les wraps
4 personnes
Étiqueter séparément les allergènes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter les tentes et l’auvent
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stations d’activités
5 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Présenter le programme
Fournir la musique
2 personnes
Encadrer les activités
6 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas adaptés
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Annoncer le programme final
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Préparer le matériel d'activités
4 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables de buffetqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 8
Couverturesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 12
Décoration de tableqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 3
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Frisbeesqté 6
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couverts de chefqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Marqueurs d'étiquetageqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les déclarations, les réservations et la mobilisation des encadrants.
Ouvrez les inscriptions après avoir fixé le programme. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les autorisations parentales, puis arrêtez la liste définitive au plus tard 7 jours avant le festival.
Prévoyez une personne responsable de chaque zone : accueil, activités, sonorisation, repas et sécurité. Pour un groupe de jeunes, confirmez les bénévoles et les encadrants au moins 2 semaines avant.
Pour le matériel, vérifiez séparément les tables d’inscription, les tables de buffet, les sièges, les tentes, les enceintes, les microphones et les rallonges. Faites un test technique la veille, pas au début de l’événement.
Traitez la météo 48 heures avant : décidez à ce moment-là si les tentes et les couvertures suffisent ou si le programme doit passer au plan de repli. Préparez les boissons fraîches et les produits frais le jour même, puis étiquetez les allergènes séparément.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival des jeunes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, gérer les autorisations, réserver le matériel, recruter les encadrants et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour un festival des jeunes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant le festival, une fois le programme et les horaires suffisamment précis. Fermez les inscriptions 7 jours avant afin de finaliser les participants, les repas et l’encadrement.
Combien d’encadrants faut-il prévoir pour un festival de jeunes ?: Le nombre dépend de l’âge et de l’effectif, mais prévoyez au minimum un responsable identifié par zone d’activité et un renfort pour l’accueil. Confirmez la répartition au moins 2 semaines avant et vérifiez les règles locales applicables aux mineurs.
Que faut-il préparer la veille du festival des jeunes ?: La veille, vérifiez le matériel, testez la table de mixage, les microphones et les rallonges, installez si possible la signalétique et refroidissez les boissons. Les sandwiches, wraps et produits frais se préparent le jour même pour conserver leur qualité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.