Zo organiseer je een jeugdkamp

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen hoeveel begeleiding, materiaal en eten je nodig hebt. Regel daarna inschrijvingen, dieetwensen en noodcontacten voordat je groepen en activiteiten indeelt. Werk voor elke buitenspelactiviteit een alternatief bij slecht weer uit en bevestig reserveringen uiterlijk een week vooraf. Op de kampdag draait alles om een duidelijke ontvangst, gelabeld materiaal, gekoelde maaltijden en een terreincontrole voordat de deelnemers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vaststellen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten controleren
2 personen
8
Groepsindeling maken
2 personen
9
Spelprogramma uitwerken
3 personen
10
Slechtweerprogramma voorbereiden
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
15
Materialen labelen
2 personen
16
Maaltijden voorbereiden
3 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Weersverwachting controleren
20
Terrein inspecteren
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Spelstations klaarzetten
4 personen
24
Geluidsinstallatie testen
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Eetbuffet inrichten
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
EHBO-materiaal klaarleggen
29
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
4 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Huisregels uitleggen
2 personen
33
Teams indelen
3 personen
34
Kampactiviteiten begeleiden
8 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
37
Barbecue voorbereiden
3 personen
38
Avondmaaltijd serveren
4 personen
39
Servies verzamelen
3 personen
40
Avondspel begeleiden
6 personen
41
Kampvuur begeleiden
3 personen
42
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

43
Afval verzamelen
3 personen
44
Eten en drinken opruimen
3 personen
45
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Terrein schoonmaken
4 personen
50
Materialen inventariseren
2 personen
51
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
52
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickbankenaantal 6
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Barbecuetangaantal 3
Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Korfballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 10
Waterballonnenaantal 200
Touwaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Naamstickersaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 80
Sponsjesaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per dag vaste blokken voor maaltijden, spellen en rust. Houd per activiteit minstens 15 minuten wisseltijd aan, zodat een uitlopende spelronde niet meteen het hele programma verschuift.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten bij de aanmelding en controleer de gegevens opnieuw 3 dagen voor vertrek. Neem een geprinte deelnemerslijst mee naar de inschrijftafel.
Maak de groepsindeling vóór het kamp en zet namen direct bij de spelstations. Label materialen per groep, vooral ballen, pionnen, springtouwen en hoepels, zodat je na een activiteit niets hoeft uit te zoeken.
Bereid het slechtweerprogramma tegelijk met het buitenprogramma voor. Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal dan of partytenten, binnenruimtes of een aangepast spelrooster nodig zijn.
Doe de terreincontrole vóór het opbouwen van tafels, stoelen en spelstations. Test geluidsinstallatie, microfoon en verlengsnoeren voordat de deelnemers arriveren en vul koelboxen pas vlak voor de eerste maaltijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdkamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en eventuele vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit inschrijvingen 2 weken voor het kamp, zodat je groepen, maaltijden en materiaal kunt plannen.
Hoeveel begeleiding heb je nodig bij een jeugdkamp?: Dat hangt af van de leeftijd, locatie en afspraken van je organisatie. Maak uiterlijk 3 weken vooraf een begeleidingsrooster en zorg dat voor elke groep steeds minimaal één verantwoordelijke begeleider is aangewezen.
Wanneer controleer je dieetwensen en noodcontacten voor een jeugdkamp?: Vraag beide gegevens op bij de inschrijving en controleer ze opnieuw 3 dagen voor vertrek. Zet allergieën en medische bijzonderheden overzichtelijk bij de deelnemerslijst, zonder losse briefjes te gebruiken.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een jeugdkamp?: Leg uiterlijk 24 uur vooraf vast welke buitenactiviteiten vervallen en welke binnenvariant ervoor in de plaats komt. Plan daarnaast minstens één droge ruimte of overdekte plek waar de hele groep veilig kan wachten of eten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.