Organiser un camp de jeunes sans rien laisser au dernier moment

Un camp de jeunes se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les autorisations et les inscriptions, puis les groupes, les repas et les activités. Les informations alimentaires et les contacts d’urgence doivent être réunis avant de répartir les participants. Prévoyez aussi un programme de repli pour la pluie, surtout si les jeux se déroulent dehors. Les derniers jours servent à confirmer les réservations, contrôler la météo et installer le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
8
Faire la répartition des groupes
2 personnes
9
Élaborer le programme de jeu
3 personnes
10
Préparer le programme en cas de mauvais temps
2 personnes
11
Confirmer les réservations
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
15
Étiqueter le matériel
2 personnes
16
Préparer les repas
3 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Vérifier les prévisions météo
20
Inspecter le site
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Mettre en place les stations de jeu
4 personnes
24
Tester le système de sonorisation
2 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Installer le buffet
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer le matériel de premiers secours
29
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
4 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
33
Répartir les équipes
3 personnes
34
Animer les activités du camp
8 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
37
Préparer le barbecue
3 personnes
38
Servir le dîner
4 personnes
39
Rassembler la vaisselle
3 personnes
40
Animer le jeu du soir
6 personnes
41
Encadrer le feu de camp
3 personnes
42
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
45
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
48
Démonter les tentes de fête
4 personnes
49
Nettoyer le site
4 personnes
50
Inventorier le matériel
2 personnes
51
Retourner le matériel loué
2 personnes
52
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Bancs de pique-niqueqté 6
Table d'inscription

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Pince à barbecueqté 3
Barbecues à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Ballons de korfballqté 4
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 10
Balles d'eauqté 200
Cordeqté 100

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Étiquettes nominativesqté 70

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sacs poubelleqté 80
Épongesqté 10
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le camp par fixer la date, le programme et le lieu. Vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations, car une inscription lancée trop tôt complique les changements.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le camp. Demandez à ce moment-là les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les informations nécessaires à la répartition des groupes.
Préparez deux versions du programme de jeu : une version extérieure et une version pluie. Avec des ballons, des cônes, des cordes et des cerceaux, vous pouvez déplacer plusieurs activités sous abri sans refaire tout le planning.
Deux jours avant, confirmez les réservations, vérifiez la liste des courses et rassemblez le matériel par activité. Étiquetez les caisses pour retrouver rapidement les jeux, les ustensiles et les rallonges.
Le jour précédent, consultez encore les prévisions, inspectez le site et préparez les repas. Installez les tentes, les tables, les chaises et les stations de jeu assez tôt pour garder du temps pour tester les enceintes et le microphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de jeunes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions et les informations d’urgence devraient être clôturées au plus tard 10 jours avant le camp, afin de finaliser les groupes et les repas.
Quand faut-il demander les allergies et les régimes alimentaires ?: Demandez-les dès l’inscription et faites une dernière vérification 7 à 10 jours avant le camp. Gardez la liste avec les responsables des repas et contrôlez les quantités avant les courses.
Que prévoir si la météo empêche les jeux dehors ?: Préparez un programme de repli au moins une semaine avant. Réservez un espace couvert et choisissez des jeux réalisables avec le matériel disponible, plutôt que d’attendre les prévisions du matin même.
Quand installer le matériel sur le lieu du camp ?: Faites l’inspection du site et l’installation la veille si c’est possible. Le jour du camp, gardez au moins 60 à 90 minutes pour placer les tables, les chaises, les tentes et les stations de jeu, puis tester la sonorisation.

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