Checklist voor een jeugdkamp organiseren

Een jeugdkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en boodschappen. Je regelt vooraf de locatie, toestemming, aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten, en zorgt dat materiaal en maaltijden op tijd klaarstaan. Op de dag zelf draait veel om een goede groepsindeling, duidelijke spelstations en een plan voor slecht weer. Deze checklist zet de 52 taken en 42 spullen in een logische volgorde, van de eerste reservering tot de laatste controle op het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vaststellen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Spelprogramma uitwerken
3 personen
Slechtweerprogramma voorbereiden
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Spelstations klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Eetbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Huisregels uitleggen
2 personen
Teams indelen
3 personen
Kampactiviteiten begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickbankenaantal 6
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Barbecuetangaantal 3
Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Korfballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 10
Waterballonnenaantal 200
Touwaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Naamstickersaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 80
Sponsjesaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast en controleer direct daarna of vergunningen nodig zijn. Zo voorkom je dat uitnodigingen uitgaan voor een plek of datum die nog niet definitief is.
Verzamel bij elke aanmelding meteen dieetwensen, noodcontacten en relevante gezondheidsinformatie. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf en neem een afdruk mee op de dag zelf.
Werk naast het gewone spelprogramma minstens één volledig slechtweerprogramma uit. Zorg dat activiteiten binnen kunnen doorgaan zonder afhankelijk te zijn van droog weer of extra boodschappen.
Label spelmateriaal per spelstation voordat je opbouwt. Leg bijvoorbeeld pionnen, ballen, springtouwen en hoepels per onderdeel bij elkaar, zodat begeleiders niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst van de groep: zet tafels, stoelen en partytenten neer, test speakers en microfoon en vul koelboxen. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de gasflessen voor de barbecues.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra die gegevens vaststaan en sluit aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het kamp, zodat je groepsindeling, eten en materiaal kunt afronden.
Wat moet ik een week voor een jeugdkamp controleren?: Bevestig 7 dagen vooraf alle reserveringen, controleer de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten en maak de boodschappenlijst definitief. Check ook het spelprogramma, de slechtweeroptie en de beschikbaarheid van spelmateriaal.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een jeugdkamp?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en begeleiders, met aparte aantallen voor ontbijt, lunch, avondeten en tussendoortjes. Neem voor drinken minimaal 1,5 tot 2 liter per persoon per dag mee en voeg extra water toe bij warm weer of intensieve spellen.
Wanneer moet ik het terrein opbouwen voor een jeugdkamp?: Start minimaal 2 tot 3 uur vóór de ontvangst van de deelnemers. Gebruik die tijd voor terreininspectie, tafels en stoelen, partytenten, inschrijftafel, spelstations, geluidsapparatuur en een laatste controle van eten en veiligheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.