Jugendcamp organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Jugendcamp braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Ausflug: Programm, Gruppen, Verpflegung, Sicherheit und Material müssen zusammenpassen. Beginne mit Termin, Gelände und Genehmigungen und arbeite dich dann zu Anmeldungen, Einkäufen und Aufbau vor. Besonders oft werden Notfallkontakte, ein Schlechtwetterprogramm und beschriftete Spielmaterialien zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Spielprogramm ausarbeiten
3 Personen
Schlechtwetterprogramm vorbereiten
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Spielmaterial sammeln
2 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Mahlzeiten vorbereiten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Gelände inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Spielstationen vorbereiten
4 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Speisebuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Hausregeln erklären
2 Personen
Teams einteilen
3 Personen
Campaktivitäten begleiten
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abendspiel begleiten
6 Personen
Lagerfeuer begleiten
3 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Spielmaterial sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 60
- PicknickbänkeAnz. 6
- Anmeldetisch
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 10
- ServierschalenAnz. 8
- GrillzangeAnz. 3
- GasgrillsAnz. 2
- GasflaschenAnz. 2
Ausstattung
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- VolleyballAnz. 2
- KorbbälleAnz. 4
- KegelAnz. 30
- SpringseileAnz. 10
- ReifenAnz. 10
- WasserballonsAnz. 200
- SeilAnz. 100
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- NamensaufkleberAnz. 70
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllsäckeAnz. 80
- SchwämmeAnz. 10
- SpülbürstenAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Gruppen spätestens 4 Wochen vor dem Camp fest. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und benötigtes Spielmaterial rechtzeitig abgleichen.
- Prüfe Genehmigungen und Reservierungen mindestens 3 Wochen vorher. Bestätige Location, Partyzelte, Gasgrills und weitere gebuchte Ausstattung noch einmal schriftlich.
- Erfasse Notfallkontakte und Ernährungswünsche mit der Anmeldung und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus. Nimm zusätzlich eine digitale Kopie auf einem zweiten Gerät mit.
- Plane für jede wichtige Aktivität eine Schlechtwetter-Alternative ein. Kontrolliere am Veranstaltungstag die Wettervorhersage und bereite Spielstationen so vor, dass sie bei Bedarf schnell verlegt werden können.
- Fülle Kühlboxen erst am Veranstaltungstag und teste mobile Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gruppe. Beschrifte Spielmaterial und Servierschalen, damit beim Aufräumen nichts verloren geht.
Häufige Fragen
- Wann sollte man ein Jugendcamp planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Drei bis 4 Wochen vor dem Camp sollten Einladungen verschickt und Genehmigungen geklärt sein.
- Was muss man für ein Jugendcamp an Verpflegung einplanen?
- Plane pro Person mindestens drei Mahlzeiten sowie Getränke für den gesamten Tag ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vorher und kaufe verderbliche Lebensmittel möglichst am Vortag.
- Wie viele Betreuer braucht ein Jugendcamp?
- Das hängt von Alter, Gruppengröße und Aktivitäten ab. Teile die Teilnehmenden spätestens 1 Woche vorher in überschaubare Gruppen ein und sorge dafür, dass jederzeit mindestens eine zuständige Betreuungsperson pro Gruppe bekannt ist.
- Was braucht man bei schlechtem Wetter im Jugendcamp?
- Lege mindestens 2 bis 3 wetterfeste Alternativaktivitäten fest, bevor das Camp beginnt. Prüfe die Vorhersage am Vorabend und entscheide spätestens am Morgen, ob Spiele, Mahlzeiten oder Stationen verlegt werden müssen.
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