Zo organiseer je een jeugdfestival

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt of leveranciers vastlegt. Deel het terrein daarna op in zones voor activiteiten, muziek, eten, rust en EHBO, en controleer vroeg welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Voor een jeugdfestival zijn ouderinformatie, toestemmingen, toezicht en dieetwensen minstens zo belangrijk als het programma. Werk in de laatste week met één definitieve planning, een gecontroleerde materialenlijst en een duidelijk aanspreekpunt per onderdeel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Leveranciers reserveren
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Activiteitenprogramma samenstellen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Ouderinformatie versturen
13
Toestemmingen verzamelen
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
EHBO-contact regelen
16
Toezichtrooster maken
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Programma definitief maken
2 personen
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Polsbandjes sorteren
2 personen
21
Spelmateriaal controleren
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Terrein inspecteren
3 personen
28
Tenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Podiumzone afzetten
3 personen
31
Activiteitenstations inrichten
6 personen
32
Sporteiland inrichten
4 personen
33
Ingang en registratie inrichten
3 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Koelboxen vullen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Geluid aansluiten
2 personen
38
Verlichting plaatsen
3 personen
39
Versiering ophangen
4 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Registratietafel bemannen
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
45
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
46
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
47
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
48
Creatieve workshops begeleiden
4 personen
49
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toezicht bij activiteiten
4 personen
55
Eerste hulp ondersteunen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Lichtprogramma bedienen
58
Avondprogramma begeleiden
3 personen
59
Aankondigingen verzorgen
60
Laatste ronde aankondigen
2 personen
61
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

62
Catering afsluiten
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
4 personen
65
Afval verzamelen
5 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Spelmateriaal sorteren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Tenten afbreken
6 personen
71
Apparatuur inpakken
3 personen
72
Materialen tellen
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Ouders informeren over voorwerpen
77
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Kommetjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Buitenverlichtingskabelsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 6
Polsbandjesaantal 200

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Korfbalmandenaantal 2
Frisbeesaantal 8
Springtouwenaantal 10
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Watervrije spellenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk zes tot acht weken vooraf het programma vast en reserveer dan ook leveranciers, techniek en eventuele partytenten. Zo houd je nog tijd over om onderdelen te vervangen als een leverancier niet beschikbaar is.
Maak voor ouders één informatiebericht met aanvangstijd, eindtijd, locatie, contactpersoon, dieetwensen en benodigde toestemmingen. Verstuur dit minimaal twee weken vooraf en controleer daarna welke aanmeldingen of toestemmingen ontbreken.
Plan toezicht in blokken van twee uur en zet per zone minstens één verantwoordelijke neer. Noteer daarnaast wie het EHBO-contact is en wie bij een incident ouders of hulpdiensten benadert.
Test de draagbare speakers, het mengpaneel, de microfoons, beamer en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Leg oplaadbare powerbanks klaar en houd een reserveoplossing voor muziek en omroepen achter de hand.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, parasols, extra zitplaatsen of een aangepast programma nodig zijn. Koelboxen, dranken en herbruikbaar servies kun je het best pas op de laatste voorbereidingsdag klaarzetten, zodat ze schoon en bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdfestival organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Plan het programma en de vrijwilligers uiterlijk zes weken vooraf en verstuur ouderinformatie en uitnodigingen ongeveer twee weken voor het festival.
Welke vergunningen heb je nodig voor een jeugdfestival?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, muziek, eten en openbare ruimte. Controleer minimaal acht weken vooraf bij de gemeente welke melding of vergunning nodig is; regel ook tijdig de verzekering en eventuele eisen rond veiligheid en geluid.
Hoeveel toezicht heb je nodig bij een jeugdfestival?: Maak per activiteit of terreinzone minimaal één aangewezen toezichthouder en werk met een rooster in blokken van ongeveer twee uur. Tel daarnaast minstens één coördinator en een bereikbaar EHBO-contact mee, zodat toezicht tijdens pauzes niet wegvalt.
Wanneer controleer je het materiaal en de techniek voor een jeugdfestival?: Controleer spelmateriaal, polsbandjes, bewegwijzering en servies uiterlijk één dag vooraf. Test geluid, microfoons, beamer, stroomvoorziening en verlengkabels dan op locatie; controleer de boodschappen en gekoelde dranken opnieuw op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.