Jugendfestival organisieren: So gelingt die Planung

Ein Jugendfestival braucht mehr als ein gutes Musik- und Aktivitätenprogramm. Lege zuerst Datum, Gelände und Zuständigkeiten fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldungen, Einwilligungen und die Einteilung der Aufsicht. Plane außerdem Puffer für Techniktests, Getränke, Beschilderung und Wetter ein. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für die Jugendlichen statt für letzte Notfälle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Gelände einteilen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Lieferanten reservieren
6
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
7
Aktivitätsprogramm zusammenstellen
2 Personen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Elterninformationen versenden
13
Einwilligungen einholen
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Erste-Hilfe-Kontakt organisieren
16
Aufsichtsplan erstellen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Programm finalisieren
2 Personen
19
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
20
Armbänder sortieren
2 Personen
21
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
22
Technik testen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
31
Aktivitätsstationen einrichten
6 Personen
32
Sportinsel einrichten
4 Personen
33
Eingang und Registrierung einrichten
3 Personen
34
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
35
Kühlboxen füllen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Ton anschließen
2 Personen
38
Beleuchtung anbringen
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
4 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
43
Besucher empfangen
3 Personen
44
Armbänder verteilen
2 Personen
45
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
46
Musikprogramm organisieren
2 Personen
47
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
48
Kreative Workshops begleiten
4 Personen
49
Sportaktivitäten betreuen
4 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke ausgeben
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Aufsicht bei Aktivitäten
4 Personen
55
Erste Hilfe unterstützen
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Lichtprogramm bedienen
58
Abendprogramm betreuen
3 Personen
59
Ankündigungen organisieren
60
Letzte Runde ankündigen
2 Personen
61
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

62
Catering abschließen
3 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Dekoration entfernen
4 Personen
65
Abfall sammeln
5 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Spielmaterial sortieren
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Gelände reinigen
5 Personen
70
Zelte abbauen
6 Personen
71
Geräte einpacken
3 Personen
72
Materialien zählen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Eltern über Fundgegenstände informieren
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
SchälchenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Laptop
Projektionsleinwand
Beamer
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
AußenbeleuchtungskabelAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 6
ArmbänderAnz. 200

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
KorfballkörbeAnz. 2
FrisbeesAnz. 8
SpringseileAnz. 10
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SoftbälleAnz. 12
Spiele ohne WasserAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Gelände und Genehmigungen. Prüfe früh, ob für Musik, Verpflegung, Zelte oder die Nutzung des Geländes zusätzliche Freigaben nötig sind.
Verschicke Einladungen nicht ohne Rückmeldefrist. Setze die Anmeldung etwa 4 Wochen vor dem Festival auf und erfasse dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und benötigte Einwilligungen.
Plane Aufsicht und Erste Hilfe getrennt vom Programm. Teile für jede Aktivität mindestens eine verantwortliche Person ein und halte den Erste-Hilfe-Kontakt sowie einen Ablaufplan schriftlich fest.
Teste die Technik spätestens am Vortag mit Mischpult, Mikrofonen, Lautsprechern, Beamer und Verlängerungskabeln. Lade Powerbanks auf und lege für Laptop und Präsentationen eine Ersatzlösung bereit.
Kontrolliere am Vortag Wetter, Einkaufsliste und Kühlung. Stelle Mehrwegbecher, Teller und Besteck, Abfallbehälter, Beschilderung und Armbänder nicht nur bereit, sondern ordne sie den jeweiligen Ausgabestellen zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jugendfestival organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für Genehmigungen, Versicherungen, Lieferanten, Einladungen und Einwilligungen brauchst du meist mehrere Wochen Vorlauf.
Was muss bei einem Jugendfestival zuerst geplant werden?: Lege zuerst Datum, Programm, Veranstaltungsort und die Aufteilung des Geländes fest. Prüfe anschließend Genehmigungen und Versicherung, bevor du Lieferanten oder Technik verbindlich reservierst.
Wann sollte man Einladungen für ein Jugendfestival verschicken?: Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine klare Anmeldefrist und plane anschließend mindestens 7 Tage für Nachfragen, Ernährungswünsche und fehlende Einwilligungen ein.
Wie viele Helfer braucht ein Jugendfestival?: Das hängt von der Teilnehmerzahl und dem Programm ab. Plane für jede Aktivität mindestens eine verantwortliche Person, zusätzlich einen Erste-Hilfe-Kontakt und eine separate Aufsicht für Einlass, Pausen und Gelände.

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