Checklist jeugdfestival organiseren
Een jeugdfestival vraagt om meer dan een programma en een paar tenten. Je regelt vooraf toestemming van ouders, toezicht, EHBO, vergunningen, techniek en een terreinindeling die op de dag zelf werkt. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en leveranciers. In de laatste week controleer je materiaal, bewegwijzering, polsbandjes, boodschappen en het weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Leveranciers reserveren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Activiteitenprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ouderinformatie versturen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact regelen
Toezichtrooster maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma definitief maken
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone afzetten
3 personen
Activiteitenstations inrichten
6 personen
Sporteiland inrichten
4 personen
Ingang en registratie inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Registratietafel bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
Creatieve workshops begeleiden
4 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toezicht bij activiteiten
4 personen
Eerste hulp ondersteunen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Lichtprogramma bedienen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Aankondigingen verzorgen
Laatste ronde aankondigen
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
Catering afsluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Spelmateriaal sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Ouders informeren over voorwerpen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 12
- Parasolsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbaar bestekaantal 200
- Kommetjesaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 8
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare powerbanksaantal 4
- Laptop
- Projectiescherm
- Beamer
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Buitenverlichtingskabelsaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 6
- Polsbandjesaantal 200
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Basketballenaantal 4
- Korfbalmandenaantal 2
- Frisbeesaantal 8
- Springtouwenaantal 10
- Pionnenaantal 30
- Hoepelsaantal 12
- Zachte ballenaantal 12
- Watervrije spellenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
- Ovenwantenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programma en terreinindeling uiterlijk enkele weken vooraf vast. Plan aparte plekken voor activiteiten, catering, techniek, kleedruimte en EHBO, zodat bezoekersstromen elkaar niet kruisen.
- Verzamel toestemmingen, dieetwensen en contactgegevens van ouders vóór je het definitieve programma verstuurt. Neem in de ouderinformatie ook tijden, bereikbaarheid en de procedure bij ziekte of een incident op.
- Maak voor elke festivalperiode een toezichtrooster met minimaal twee personen per actief onderdeel. Noteer daarnaast één bereikbaar EHBO-contact en zorg dat alle vrijwilligers weten waar die persoon en de EHBO-post zijn.
- Test techniek en stroom minimaal één dag vooraf met speakers, mengpaneel, microfoons, laptop en beamer. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt en laad powerbanks volledig op.
- Controleer in de laatste 24 uur de weersverwachting en pas tenten, parasols, drinkwater en het programma daarop aan. Koel dranken op tijd, zet afvalbakken op meerdere punten en sorteer polsbandjes en spelmateriaal per activiteit.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdfestival organiseren?
- Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma, vergunningen en leveranciers. Reserveer in de eerste 3 weken ook techniek, vrijwilligerscoördinatie en eventuele EHBO-ondersteuning.
- Wanneer moet ik toestemmingen en ouderinformatie regelen voor een jeugdfestival?
- Stuur ouderinformatie ongeveer 4 weken vooraf en geef minimaal 2 weken voor het festival een duidelijke deadline voor toestemmingen en dieetwensen. Verwerk ontbrekende gegevens daarna direct in je deelnemerslijst.
- Hoeveel toezicht heb ik nodig op een jeugdfestival?
- Plan per activiteit of druk punt minimaal 2 toezichthouders en maak daarnaast een rooster voor ontvangst, terreinrondes en pauzes. Zorg dat elke vrijwilliger minstens 15 minuten vóór zijn dienst aanwezig is voor overdracht.
- Wanneer controleer ik de spullen en techniek voor het jeugdfestival?
- Controleer spelmateriaal, meubels, herbruikbaar servies en bewegwijzering 2 tot 3 dagen vooraf. Test audio, microfoons, beamer en stroom uiterlijk de dag ervoor en doe op de ochtend zelf nog een korte aansluitcheck.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!