Checklist pour organiser un Festival de la jeunesse

Un Festival de la jeunesse se prépare sur plusieurs semaines : la programmation n’est qu’une partie du travail. Il faut réserver le lieu et les fournisseurs, obtenir les autorisations, recueillir les inscriptions et besoins alimentaires, puis organiser la surveillance et les premiers secours. Cette checklist de 77 tâches et 66 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Les dernières vérifications portent sur la météo, la signalétique, les bracelets, la technique, les courses et les boissons à rafraîchir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les fournisseurs
Établir le programme musical
2 personnes
Composer le programme des activités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux parents
Collecter les autorisations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Établir le planning de surveillance
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Balisage de la zone de scène
3 personnes
Installer les postes d’activités
6 personnes
Aménager le village sportif
4 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Brancher le son
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
Animer les ateliers créatifs
4 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Surveillance pendant les activités
4 personnes
Soutenir les premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Gérer le programme lumière
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Assurer les annonces
Annoncer le dernier tour
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les parents des objets
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2
Poubellesqté 12
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Petits bolsqté 80
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externes rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Câbles d’éclairage extérieurqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Braceletsqté 200

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Paniers de korfballqté 2
Frisbeesqté 8
Cordes à sauterqté 10
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Balles souplesqté 12
Jeux sans eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de travailqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le terrain, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de réserver les fournisseurs. Gardez une confirmation écrite pour chaque accord.
Envoyez les informations aux parents au moins 10 jours avant le festival et fixez une date limite pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations parentales.
Prévoyez les bénévoles par créneau de surveillance, avec un contact clairement désigné pour les premiers secours. Faites circuler le planning final au moins 48 heures avant l’ouverture.
Testez les enceintes, la table de mixage, les microphones, les rallonges et les multiprises la veille. Chargez aussi les batteries externes et vérifiez le vidéoprojecteur ou l’écran si une projection est prévue.
Faites les courses 24 à 48 heures avant le festival et refroidissez les boissons la veille. Comptez les gobelets, assiettes et couverts réutilisables avant l’arrivée du public, puis installez les poubelles près des zones de repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival de la jeunesse ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour un festival avec activités, musique, inscriptions et bénévoles. Les autorisations, l’assurance et les réservations de fournisseurs doivent être lancées dès que la date et le lieu sont fixés.
Quand envoyer les informations aux parents ?: Envoyez les informations pratiques environ 10 jours avant l’événement, avec les horaires, le lieu, les activités et les consignes. Fixez la date limite des autorisations et besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant le festival.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un Festival de la jeunesse ?: Répartissez les bénévoles par zones et par créneaux plutôt que de créer une seule liste. Prévoyez un planning couvrant toute la durée du festival, avec une relève toutes les 2 heures pour éviter les postes laissés sans surveillance.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Vérifiez les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis une dernière fois la veille. Contrôlez le matériel de jeu, la signalétique et la technique la veille également, afin d’avoir le temps de remplacer un élément manquant.

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