Introductiekamp organiseren: checklist en planning

Een introductiekamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en slaapplaatsen. Je moet deelnemersgegevens, dieetwensen en noodcontacten op tijd verzamelen, groepen indelen en vervoer vastleggen. Daarna volgen de praktische details: tenten en slaapmateriaal, maaltijden, koeling, ontvangst en activiteiten. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar een gecontroleerde opbouw, zodat je op de kampdag niet nog naar verlengkabels, EHBO-middelen of extra bekers hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Programma uitwerken
3 personen
Reserveringen maken
Vervoer afstemmen
2 personen
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Maaltijd voorbereiden
4 personen
Materialen labelen
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
EHBO-middelen controleren
Slaapplaatsen voorbereiden
4 personen
Tenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelmateriaal klaarleggen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Huisregels toelichten
3 personen
Groepsindeling bekendmaken
3 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
Teamopdrachten begeleiden
6 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
6 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Deelnemers naar slaapplaatsen begeleiden
6 personen
Avondcontrole uitvoeren
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersinformatie verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 6
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Oplaadbare lampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Tentenaantal 12
Slaapmattenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Zaklampenaantal 45
Voetballenaantal 4
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Touwtrektouw
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 10
Blinddoekenaantal 12
Waterballonnenaantal 200
Spelkaartenaantal 4
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Mengkommenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Kookpannenaantal 4
Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 60
Papiertapeaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vaste momenten voor aanmeldingen en administratie: verwerk dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week vooraf en maak daarna de definitieve deelnemerslijsten en groepsindeling.
Controleer slaapplaatsen minstens twee dagen vooraf. Tel tenten, slaapmatten, slaapzakken en zaklampen per deelnemer en leg ontbrekende materialen direct apart.
Maak ontvangst en vertrek overzichtelijk met informatiepakketten, een ontvangstbalie en gelabelde materialen. Leg deelnemerslijsten, groepsnamen en noodcontacten in een map die bij de balie blijft.
Test stroom en geluid vóór de opbouw klaar is. Controleer mobiele speakers, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare lampen op dezelfde dag, en laad powerbanks vooraf volledig op.
Koel dranken pas nadat de boodschappen binnen zijn en houd voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon beschikbaar. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek vóór de maaltijd klaar, niet tijdens het serveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een introductiekamp organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een introductiekamp?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur en inspanning van het programma. Koel de dranken uiterlijk op de ochtend van het kamp en zorg ook voor water tijdens sportactiviteiten.
Wanneer maak ik de deelnemerslijsten en groepsindeling?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en werk die uiterlijk 7 dagen vooraf bij. Neem de definitieve lijsten mee naar de ontvangstbalie en geef elke groep herkenbare informatie mee.
Hoe vroeg moet ik de tenten en activiteitenmaterialen klaarzetten?: Zet tenten en slaapplaatsen minimaal 3 uur vóór aankomst op als het terrein en weer dat toelaten. Controleer sportmateriaal, spelkaarten, whiteboards en geluidsapparatuur uiterlijk 1 uur vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.