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Einführungscamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Einführungscamp braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Ausflug: Du koordinierst Anmeldungen, Gruppen, Programm, Verpflegung, Transport und Übernachtung. Beginne mit Ort und Termin und arbeite dich anschließend über Teilnehmendenlisten und Reservierungen bis zur Ausstattung vor. Besonders leicht werden Ernährungswünsche, Notfallkontakte, beschriftete Materialien und die Beleuchtung am Abend übersehen. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, die letzten Vorbereitungen rechtzeitig abzuschließen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerlisten erstellen

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    3 Personen

  • Programm ausarbeiten

    3 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Transport abstimmen

    2 Personen

  • Aktivitätsmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Mahlzeit vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien beschriften

    2 Personen

  • Informationspakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Schlafplätze vorbereiten

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Spielmaterial bereitlegen

    3 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Gepäck zu den Schlafplätzen bringen

    4 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Hausregeln erläutern

    3 Personen

  • Gruppeneinteilung bekanntgeben

    3 Personen

  • Kennenlernspiele anleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks verteilen

    3 Personen

  • Teamaufgaben begleiten

    6 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    4 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    6 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Teilnehmer zu den Schlafplätzen begleiten

    6 Personen

  • Abendkontrolle durchführen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Schlafräume reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmerinformationen löschen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • PicknickbänkeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

  • ZelteAnz. 12
  • SchlafmattenAnz. 45
  • SchlafsäckeAnz. 45
  • TaschenlampenAnz. 45
  • FußbälleAnz. 4
  • Volleyballnetz
  • VolleyballsAnz. 3
  • Tauziehseil
  • KegelAnz. 30
  • ReifenAnz. 10
  • AugenbindenAnz. 12
  • WasserballonsAnz. 200
  • SpielkartenAnz. 4
  • WhiteboardsAnz. 3
  • StifteAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • PfannenAnz. 2
  • KochtöpfeAnz. 4
  • GasbrennerAnz. 3
  • GasflaschenAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 60
  • PapierklebebandAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Anmeldeschluss und Rückmeldefrist mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Camp fest. So bleiben genug Zeit, um Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Gruppeneinteilungen zu prüfen.
  • Plane das Programm mit festen Zeitblöcken und einer Ersatzaktivität. Für ein mehrtägiges Einführungscamp solltest du außerdem für jede Gruppe eine verantwortliche Person und benötigtes Material festlegen.
  • Prüfe Schlafplätze, Zelte, Schlafmatten, Schlafsäcke und Taschenlampen spätestens 3 Tage vorher. Am Aufbautag selbst fehlt oft die Zeit, um fehlende Übernachtungsausstattung noch zu besorgen.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Empfang und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck sollten vor Beginn an einem festen Ausgabepunkt liegen.
  • Teste Tonanlage, Mikrofon, mobile Lautsprecher, Verlängerungskabel und Lampen am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor dem Empfang. Lade Powerbanks auf und lege Erste-Hilfe-Material an einer klar gekennzeichneten Stelle bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Einführungscamp planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Reservierungen und Einladungen. Die endgültigen Teilnehmendenzahlen solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor Beginn festlegen.
Was muss man bei einem Einführungscamp für die Übernachtung vorbereiten?
Plane pro Person einen Schlafplatz, eine Schlafmatte, einen Schlafsack und eine Taschenlampe ein. Baue Zelte möglichst am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor der Ankunft der Teilnehmenden auf.
Wie viele Getränke braucht man für ein Einführungscamp?
Rechne im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person und Stunde einplanen.
Wann sollte man die Gruppen und das Programm festlegen?
Erstelle die Gruppen 3 bis 5 Tage vor dem Camp, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Das Programm sollte spätestens 7 Tage vorher stehen, damit Reservierungen, Transport und Aktivitätsmaterial rechtzeitig abgestimmt werden können.

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