LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Introductieavond organiseren: complete checklist

Een introductieavond staat of valt met een soepel ontvangst en een duidelijk programma. Regel eerst de locatie, het programma en de uitnodigingen; werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en taakverdeling uit. In de laatste week bereid je naamkaartjes, materialen, hapjes en techniek voor. Op de dag zelf draait het vooral om een ingerichte registratietafel, duidelijke wegwijzers en een korte controle van koffie, drank en geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Programma uitwerken

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Hosts instrueren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Naambordjes afdrukken

  • Muziek afspeellijst maken

  • Apparatuur opladen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Wegwijzers plaatsen

  • Geluidsapparatuur testen

    2 personen

Event

  • Welkomtafel bemannen

    2 personen

  • Gasten registreren

    2 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Kennismakingsactiviteit begeleiden

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Dieetvrije hapjes markeren

  • Vereniging presenteren

    2 personen

  • Vragen van gasten beantwoorden

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Tafels tussendoor opruimen

    2 personen

  • Afscheid en vervolginformatie geven

    2 personen

Nazorg

  • Overgebleven eten verpakken

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    3 personen

  • Sleutels en locatie opleveren

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 70
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Registratietafel

Servies

  • Herbruikbare glazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 70
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 10

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Serveerbestekaantal 10

Apparatuur

  • Draagbare speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

  • Slingersaantal 8
  • Ballonnenaantal 60
  • Tafelkledenaantal 8
  • Vazenaantal 6
  • Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6

Kantoorartikelen

  • Naamkaartjesaantal 80
  • Pennenaantal 20
  • A4-printpapieraantal 100
  • Plakbandaantal 4
  • Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezem en blikaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de registratie minimaal 30 minuten vóór de start. Leg naamkaartjes, pennen en de actuele deelnemerslijst op één tafel, zodat gasten niet bij binnenkomst hoeven te zoeken.
  • Verwerk dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf in de boodschappenlijst. Zo kun je hapjes en serveerschalen nog aanpassen voordat de voorbereiding begint.
  • Test microfoon, draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 2 uur vóór ontvangst. Laad apparatuur de avond ervoor op en leg reservebatterijen klaar als die nodig zijn.
  • Zet koffie en thee uiterlijk 20 minuten vóór de eerste gasten klaar. Reken per 10 gasten op ongeveer 1 koffiezetapparaat of waterkoker en houd thermoskannen achter de hand.
  • Laat hosts 30 minuten vóór aanvang aanwezig zijn voor een korte briefing. Spreek af wie de welkomtafel bemant, wie gasten registreert en wie het programma bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een introductieavond organiseren?
Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vóór de avond en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je catering en naamkaartjes kunt afronden.
Hoeveel hosts heb ik nodig voor een introductieavond?
Reken op minimaal 1 host per 20 tot 25 gasten. Plan daarnaast 1 vaste persoon voor de registratie en 1 persoon die tijdens het programma techniek en timing bewaakt.
Wanneer maak ik de naamkaartjes voor een introductieavond?
Maak en print de naamkaartjes 2 tot 3 dagen vóór de avond, nadat de laatste aanmeldingen en eventuele wijzigingen zijn verwerkt. Leg ongeveer 10 lege kaartjes met pennen klaar voor late wijzigingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?
Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratietafel, versiering, wegwijzers en techniek. Voeg 30 minuten toe als je ook hapjes voorbereidt of meerdere ruimtes moet inrichten.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!