LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde inschrijfdag

Een inschrijfdag staat of valt met een snelle ontvangst en duidelijke informatie. Begin met de inschrijfformulieren, online inschrijfsoftware en bevestigingen; daarna regel je vrijwilligers, tafels, tenten en bewegwijzering. Verzamel dieetwensen vooraf, werk aanmeldingen alfabetisch uit en leg naambadges per deelnemer klaar. Op de dag zelf houd je de ontvangstbalie vrij, test je stroom en geluid en zet je koffie, lunch en gekoelde dranken op tijd klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Inschrijfformulieren opstellen

  • Inschrijvingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bevestigingen versturen

  • Vrijwilligers inroosteren

    2 personen

  • Partytenten reserveren

  • Extra tafels reserveren

  • Inschrijfsoftware testen

  • Aanmeldingen alfabetiseren

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Routebordjes maken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken gekoeld klaarzetten

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Inschrijftafels voorbereiden

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Inschrijfformulieren klaarleggen

    2 personen

  • Naambadges klaarleggen

    2 personen

  • Routebordjes ophangen

    2 personen

  • Spelmateriaal klaarzetten

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Lunchbuffet voorbereiden

    3 personen

  • Geluid en stroom testen

    2 personen

Event

  • Ontvangstbalie bemannen

    2 personen

  • Aanmeldingen registreren

    3 personen

  • Bezoekers rondleiden

    2 personen

  • Kennismakingsactiviteiten begeleiden

    4 personen

  • Informatie aan ouders geven

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Avondeten uitserveren

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Aanmeldingen afronden

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Meubilair afbouwen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Inschrijfgegevens veilig opbergen

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Aanmeldingen administratief verwerken

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 70
  • Kapstokkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

  • Laptopsaantal 2
  • Printer
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Mobiele speakersaantal 2

Verlichting

  • LED-lampenaantal 4

Servies

  • Drinkglazenaantal 80
  • Koffiemokkenaantal 30
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Soepketelsaantal 2
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 4
  • Opscheplepelsaantal 4
  • Koelboxenaantal 4

Decoratie

  • Naambadgehoudersaantal 70
  • Informatiebordenaantal 6
  • Routebordjesaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 6

Sportmateriaal

  • Pionnenaantal 20
  • Touwenaantal 6
  • Ballenaantal 6
  • Knutselsetsaantal 40

Schoonmaak

  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezemsaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Test de inschrijfsoftware en printer minimaal 3 dagen vooraf. Controleer ook laptops, verlengsnoeren en stekkerdozen; een lege accu of ontbrekende kabel vertraagt de eerste inschrijvingen.
  • Maak de alfabetische deelnemerslijst en naambadges uiterlijk de avond ervoor. Leg formulieren, badgehouders en pennen per inschrijftafel klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de opening hoeven te zoeken.
  • Reserveer partytenten en extra tafels minstens 2 weken vooraf als de inschrijfdag buiten plaatsvindt. Bouw de tenten eerst op en zet daarna tafels, stoelen en routebordjes op hun definitieve plek.
  • Plan vrijwilligers in blokken van 2 uur en houd minstens 1 persoon bij de ontvangstbalie. Laat daarnaast iemand vrij voor vragen, ontbrekende gegevens en het bijvullen van koffie, thee en dranken.
  • Test 60 minuten voor opening geluid, stroom en verlichting. Zet koffie en thee in thermoskannen klaar, koel dranken in koelboxen en controleer of lunch, servies en afvalbakken bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inschrijfdag voorbereiden?
Begin 2 tot 3 weken vooraf met formulieren, software, vrijwilligers, tenten en tafels. Doe de definitieve deelnemerslijst, badges en materiaalcontrole uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer moet ik inschrijfformulieren en bevestigingen versturen?
Stuur bevestigingen binnen 2 werkdagen na iedere inschrijving. Sluit het verzamelen van dieetwensen bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de inschrijfdag, zodat je de lunch kunt aanpassen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een inschrijfdag?
Plan minimaal 2 vrijwilligers per gelijktijdige inschrijftafel en houd 1 extra persoon beschikbaar voor vragen en problemen. Werk met blokken van ongeveer 2 uur om de ontvangst bemand te houden.
Wanneer moet ik de locatie voor de inschrijfdag opbouwen?
Begin 2 tot 3 uur voor opening met partytenten, tafels, stoelen en routebordjes. Test geluid, stroom en laptops uiterlijk 60 minuten vooraf en leg daarna formulieren, badges en spelmateriaal klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!