Organiser un Jour des inscriptions sans rien oublier
Un Jour des inscriptions demande plus qu’une table et quelques formulaires. Il faut préparer les inscriptions, tester le logiciel, organiser l’accueil et prévoir un circuit clair pour les participants. Cette checklist rassemble les tâches du début à la fin : confirmations, badges, bénévoles, signalétique, tentes, repas et matériel. Utilise-la pour vérifier ce qui doit être réservé, imprimé ou installé avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Rédiger les formulaires d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver des tentes de réception
Réserver des tables supplémentaires
Tester le logiciel d’inscription
Classer les inscriptions par ordre alphabétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les tables d’inscription
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer les formulaires d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Tester le son et l’alimentation électrique
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Animer les activités de rencontre
4 personnes
Donner des informations aux parents
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Finaliser les inscriptions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Traiter administrativement les inscriptions
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceintes mobilesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Vaisselle
- Verres à boireqté 80
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 4
- Glacièresqté 4
Décoration
- Supports de badges nominatifsqté 70
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux d’orientationqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
Matériel de sport
- Cônesqté 20
- Cordesqté 6
- Ballonsqté 6
- Kits de bricolageqté 40
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Teste le logiciel d’inscription au moins 48 heures avant l’événement, avec plusieurs cas : nouvelle inscription, modification et saisie d’un besoin alimentaire. Prévois aussi une solution papier si la connexion ou l’imprimante ne fonctionne pas.
- Classe les inscriptions par ordre alphabétique avant de préparer les badges nominatifs. Imprime une petite réserve de badges vierges et garde les supports près du comptoir d’accueil pour les arrivées de dernière minute.
- Réserve les tentes, tables et chaises dès que le nombre de participants est connu. Le jour même, installe les tables d’inscription avant les panneaux d’orientation afin de vérifier que le parcours depuis l’entrée est évident.
- Planifie les bénévoles par créneaux couvrant toute la durée de l’accueil. Prévois au minimum une personne au comptoir, une personne pour orienter les participants et une personne capable de résoudre un problème d’inscription.
- Prépare le café, le thé, les boissons et le buffet du déjeuner avant l’arrivée du public, puis mets les boissons au frais. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, enceintes, lampes LED et matériel d’impression avant de monter les tentes.
Questions fréquentes
- Quand préparer un Jour des inscriptions ?
- Commence les formulaires et la réservation du matériel plusieurs semaines avant l’événement. Termine les confirmations, le classement des inscriptions et les badges au plus tard la veille.
- Combien de bénévoles faut-il pour un Jour des inscriptions ?
- Prévois au moins 3 fonctions pendant l’accueil : une personne au comptoir, une pour l’orientation et une pour les problèmes d’inscription. Ajoute des bénévoles par créneau si les arrivées sont concentrées sur la première heure.
- Que faut-il vérifier la veille des inscriptions ?
- Vérifie les ordinateurs, le logiciel, l’imprimante, les rallonges et les multiprises. Contrôle aussi les listes, les formulaires, les badges, les panneaux, les boissons et le matériel prévu pour le déjeuner.
- Comment organiser l’accueil le jour des inscriptions ?
- Installe les tables d’inscription près de l’entrée, avec les formulaires, les badges et la liste alphabétique. Place les panneaux d’orientation avant l’ouverture et garde une personne disponible pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
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