Checklist voor een inclusieve picknick organiseren

Een inclusieve picknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten, dekens en een geschikte plek. Je moet vooraf weten hoe gasten reizen, welke dieetwensen er zijn en welke route zij zonder obstakels kunnen gebruiken. Plan ook een alternatief voor slecht weer en maak ruimte voor mensen die minder prikkels nodig hebben. Met deze checklist werk je van reservering en aanmeldingen naar boodschappen, voorbereiding en de inrichting op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Toegankelijke route controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
Programma en tijden publiceren
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte bevestigen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare producten sorteren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Broodjes en wraps voorbereiden
4 personen
Salades en dips bereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Prikkelarme zone inrichten
3 personen
Toegankelijke looppaden vrijmaken
3 personen
Buffettafels en labels plaatsen
3 personen
Spellen en materialen uitstallen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Ingang en informatiebord plaatsen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programma toegankelijk toelichten
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en dieetlabels controleren
2 personen
Spellen begeleiden
4 personen
Rustige ruimte beschikbaar houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drank veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen controleren en sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 55
Picknickdekensaantal 12
Lage tafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Schaduwdoekenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 15
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 50

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Voedselbakken met dekselaantal 20
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Informatiebordenaantal 5
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

zachte ballenaantal 8
Frisbeesaantal 6
Reuzenvier-op-een-rij
Houten spellenaantal 4

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Handsprayaantal 4
Handwasbakkenaantal 2
Bezem en stofferaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de toegankelijke route niet alleen op papier: loop het laatste stuk vooraf na en let op drempels, losse ondergrond en voldoende doorgang voor hulpmiddelen. Maak toegankelijke looppaden vrij voordat gasten arriveren.
Vraag dieetwensen en vervoersbehoeften tegelijk met de aanmelding uit. Verpak dieetmaaltijden apart en label ze duidelijk, zodat niemand op de picknick zelf hoeft uit te zoeken wat veilig is.
Bevestig uiterlijk één dag vooraf de weersverwachting, leveringen en reserveringen. Leg bij regen niet alleen tenten klaar, maar bevestig ook een binnenruimte waar het hele programma kan doorgaan.
Zet per zitplek een passende optie klaar: klapstoelen, picknickdekens en eventueel lage tafels. Houd daarnaast een prikkelarme zone apart van luidsprekers, spellen en de drukte rond het buffet.
Bereid gekoeld eten pas zo laat mogelijk voor en verdeel het over meerdere koelboxen. Zet broodjes, wraps, salades en dips in afgesloten voedselbakken en gebruik labels bij alle buffetschalen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inclusieve picknick organiseren?: Reserveer de locatie en controleer de route minimaal 4 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften te verwerken.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een picknick opvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging op en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen voor de picknick. Controleer de lijst nog één keer voordat je boodschappen doet en verpak aangepaste maaltijden apart.
Hoeveel voorbereidingstijd heb ik op de dag van een inclusieve picknick nodig?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, tenten, looppaden, het buffet en de prikkelarme zone. Zet gekoeld eten en koffie pas in het laatste halfuur klaar.
Wat doe ik bij regen tijdens een inclusieve picknick?: Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf of de buitenlocatie bruikbaar blijft. Houd een alternatieve binnenruimte achter de hand en publiceer de beslissing en eventuele gewijzigde tijden direct aan alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.