Checklist voor een improvisatietheateravond organiseren
Een improvisatietheateravond staat of valt met een goed afgestemde zaal, duidelijke spelrondes en techniek die vóór de eerste bezoeker is getest. Leg eerst datum, programma, artiesten en technische wensen vast. Daarna regel je promotie en aanmeldingen, inclusief dieetwensen en catering. Op de dag zelf draait het om een vrije podiumvloer, werkende microfoons, zichtbare verlichting en een crew die weet wie wat doet. Met deze checklist houd je de voorbereiding in de juiste volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en presentator boeken
Technische wensen uitvragen
Vergunningen en afspraken controleren
Promotietekst schrijven
Promotieafbeelding maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
Artiestenprogramma bevestigen
Spelrondes en publieksvragen voorbereiden
2 personen
Technische opstelling testen
2 personen
Bezoekerslijst bijwerken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Presentatiesheets afdrukken
Crewbriefing voorbereiden
Event
Zaal openen
2 personen
Techniek en verlichting controleren
2 personen
Podiumvloer vrijmaken
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Consumptietafel inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Artiestenkleedkamer klaarmaken
Artiesten ontvangen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Crewbriefing houden
4 personen
Entree en registratie openen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
Opening aankondigen
Improvisatierondes begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Tweede improvisatieblok begeleiden
4 personen
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
Publiek naar de uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken en bar schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht aan artiesten sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrek
- Kleedkamertafel
- Kleedkamerstoelenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- HDMI-kabel
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare batterijenaantal 12
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 3
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 2
- Lichtletters
- Ballonnenaantal 40
- Ballonnenlint
- Decoratieve doekenaantal 4
- Plakgumaantal 2
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een aparte technische test vóór de deuren opengaan. Controleer beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de speakers, HDMI-aansluiting en alle verlengkabels; leg ook reservebatterijen klaar.
- Maak de spelrondes en publieksvragen vooraf concreet. Zet per ronde de benodigde tijd en eventuele presentatiesheet klaar, zodat de presentator niet tijdens de voorstelling hoeft te improviseren over de planning.
- Houd de podiumvloer volledig vrij voordat je stoelen en tafels opstelt. Plaats de publieksstoelen zo dat spelers en presentator vanaf elke plek zichtbaar blijven en houd een duidelijke looproute naar de ontvangsttafel.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de avond en bereken daarna pas de catering. Koel dranken op tijd en zet glazen, servies en serveerbestek klaar voordat de zaal opent.
- Plan de crewbriefing vóór de inloop, niet tussen ontvangst en start. Bespreek in maximaal 15 minuten wie artiesten opvangt, wie techniek bedient, wie de bezoekerslijst bijwerkt en wie tijdens de pauze bijvult.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatietheateravond organiseren?
- Leg de locatie, datum en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin uiterlijk 4 weken voor de avond met promotie en aanmeldingen, zodat je bezoekersaantallen en catering kunt inschatten.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor improvisatietheater?
- Voor een kleine avond reken je minimaal op 2 draadloze microfoons: één voor de presentator en één voor spelers of publieksinteractie. Test ze minstens 60 minuten vóór de zaal opengaat en houd opgeladen reservebatterijen bij de hand.
- Wanneer moet ik de technische opstelling testen?
- Test geluid, verlichting, laptop en presentatiesheets op de dag zelf vóór de deuren openen. Plan hiervoor minimaal 45 minuten en controleer daarna nog één keer de microfoons en podiumverlichting vlak voor de start.
- Hoeveel drank en catering moet ik regelen voor een improvisatietheateravond?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel dieetwensen apart mee. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon; koop de catering pas nadat de aanmeldingen enkele dagen gesloten zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!