Checklist para organizar una noche de teatro de improvisación
Una noche de teatro de improvisación necesita más preparación que colocar unas sillas y contratar a los artistas. La sala, el sonido, la iluminación y la participación del público deben encajar con el programa. Esta checklist reúne 52 tareas y 37 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde reservar el espacio hasta abrir las puertas. También ayuda a evitar olvidos frecuentes, como probar los micrófonos, confirmar las necesidades técnicas o preparar las rondas de juego.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sede y la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar artistas y presentador
Solicitar necesidades técnicas
Revisar permisos y acuerdos
Escribir texto promocional
Crear imagen promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
Confirmar el programa de artistas
Preparar rondas de juego y preguntas al público
2 personas
Probar el montaje técnico
2 personas
Actualizar la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Imprimir las diapositivas de presentación
Preparar la reunión del equipo
Evento
Abrir la sala
2 personas
Comprobar técnica e iluminación
2 personas
Despejar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de consumiciones
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar el camerino de los artistas
Recibir a los artistas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Realizar briefing al personal
4 personas
Abrir la entrada y el registro
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Guiar al público a la sala
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar rondas de improvisación
4 personas
Servir bebidas y aperitivos en el descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
Dirigir el segundo bloque de improvisación
4 personas
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar la cocina y el bar
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los artistas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Taburetes de barcant. 4
- Perchero
- Mesa de camerino
- Sillas del vestuariocant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 3
Decoración
- Cortinas de teatrocant. 2
- Letras luminosas
- Globoscant. 40
- Cinta para globos
- Paños decorativoscant. 4
- Masilla adhesivacant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala, la fecha y el programa antes de promocionar el evento. Reserva entre 8 y 12 semanas de margen si necesitas contratar artistas, presentador y equipo técnico.
- Pide las necesidades técnicas a los artistas al menos 3 semanas antes. Comprueba especialmente los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, las luces LED y los cables alargadores.
- Define las rondas de improvisación y las preguntas al público con varios días de antelación. Lleva preparadas al menos 3 rondas y material adicional por si una dinámica termina antes de lo previsto.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes. Enfría las bebidas y prepara vasos, tazas, platos y cubiertos antes de abrir la sala.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje y la prueba técnica del mismo día. Deja despejado el suelo del escenario, coloca las sillas y comprueba sonido, iluminación, presentación y baterías antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro de improvisación?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa y contratar a los artistas. Deja las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, catering y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?
- Haz una prueba completa el día del evento, entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Si es posible, realiza además una comprobación breve durante la semana anterior para detectar cables, baterías o conexiones que falten.
- ¿Cuántas rondas de improvisación hay que preparar?
- Prepara al menos 3 rondas de juego y varias preguntas adicionales para el público. Tener material para 15 o 20 minutos extra evita improvisar la dinámica si una ronda termina demasiado pronto.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de visitantes y el catering?
- Actualiza la lista de visitantes y confirma las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Haz la compra después de cerrar las cantidades y enfría las bebidas el día anterior.
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