Checklist voor een goed georganiseerd ijshockeytoernooi
Een ijshockeytoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke planning rond de ijsbaan, teams en wedstrijdbegeleiding. Leg eerst de datum, het formaat en de beschikbare ijstijd vast; daarna kun je uitnodigingen, inschrijvingen en het schema afstemmen. Regel scheidsrechters, tafeljury en EHBO ruim vooraf en controleer materiaal en techniek niet pas op de wedstrijddag. Met deze checklist houd je ook de kleine zaken bij, zoals dieetwensen, reserve-uitrusting, wedstrijdformulieren en duidelijke deelnemersinformatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
2 personen
IJsbaan reserveren
Toernooiformaat bepalen
3 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Tafeljury regelen
EHBO-bezetting regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams bevestigen
Deelnemerslijst maken
2 personen
Contactgegevens controleren
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Toernooischema publiceren
Teamindeling controleren
2 personen
Prijzen bestellen
Shirts en hesjes verdelen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemers informeren
2 personen
Weers- en verkeersbericht controleren
Boodschappen sorteren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Toegang en looproutes controleren
2 personen
Speelveld controleren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafeljurytafel inrichten
2 personen
Wedstrijdklok aansluiten
2 personen
Scorebord testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Medailles en bekers klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Teams registreren
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Teamfoto's maken
2 personen
Wedstrijden begeleiden
5 personen
Scores registreren
2 personen
Tijdstraffen bijhouden
Pauzes omroepen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
Tribune en zaal controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Wedstrijdmateriaal vervangen
2 personen
Uitslagen bijwerken
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
Tribune schoonmaken
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen delen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 12
Sportmateriaal
- IJshockeypucksaantal 30
- Trainingshesjesaantal 40
- Reservehockeysticksaantal 12
- Pylonenaantal 20
- Wedstrijdballenaantal 4
- Doelnettenaantal 2
- Reservevetersaantal 20
- Helmstickersaantal 40
- Medaillesaantal 80
- Bekersaantal 4
- Fairplaytrofee
- Teamvaantjesaantal 8
- Fluitjesaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
Apparatuur
- Scorebord
- Wedstrijdklok
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Handmegafoon
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
- Schaaltjesaantal 16
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Thermometeraantal 2
Catering
- Boodschappen
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 8
- Start- en finishbordaantal 2
- Wedstrijdbewegwijzeringaantal 12
- Bannerhoudersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumachtergrond
- Ballonnenaantal 80
- Decoratieve tapeaantal 6
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Schoonmaak
- Vloertrekkersaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 24
- Pedaalemmersaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- IJsbandagesaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 4
Kantoor
- Wedstrijdformulierenaantal 100
- Scorebladenaantal 40
- Deelnemersbadgesaantal 160
- Badgehoudersaantal 160
- Pennenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 12
- Klembordenaantal 12
- Printerpapieraantal 2
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Nietmachinesaantal 2
- Naamstickersaantal 200
Tips
- Leg het toernooiformaat vast voordat je teams uitnodigt. Bepaal het aantal teams, de speelduur, pauzes en eventuele finales, zodat je kunt controleren of het wedstrijdschema binnen de gereserveerde ijstijd past.
- Plan de wedstrijdbegeleiding als een aparte bezetting. Reken per speelblok op scheidsrechters én een tafeljury en leg daarnaast een EHBO-contact vast; zonder deze rollen loopt het schema direct vertraging op.
- Sluit de inschrijving niet pas aan het begin van de toernooiweek. Verzamel contactgegevens en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, bevestig daarna de teams en controleer de teamindeling voordat je het schema publiceert.
- Doe de materiaalcontrole minimaal één dag eerder. Test scorebord, wedstrijdklok, omroepinstallatie, microfoons, laptops of tablets en bekijk of verlengkabels, stekkerdozen, oplaadkabels en powerbanks beschikbaar zijn.
- Maak voor de wedstrijddag één informatiepakket voor deelnemers en vrijwilligers. Zet daarin het tijdstip van melden, de teamindeling, wedstrijdregels, kleedkamerinformatie en het schema; print ook reserve-exemplaren van de wedstrijdformulieren.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een ijshockeytoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, ijsbaan en het toernooiformaat. Scheidsrechters, tafeljury en EHBO regel je uiterlijk 3 tot 4 weken voor de wedstrijddag.
- Wanneer moet ik teams uitnodigen voor een ijshockeytoernooi?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, met een duidelijke inschrijfdatum. Sluit de inschrijving uiterlijk 2 tot 3 weken voor het toernooi, zodat je het schema en de teamindeling nog kunt controleren.
- Hoeveel tijd moet ik reserveren voor een ijshockeytoernooi?
- Tel per wedstrijd de speeltijd, wissels en minimaal 5 minuten tussen wedstrijden op. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor opbouw en 30 minuten voor afronding, zodat materiaal, scorebord en wedstrijdformulieren niet onder tijdsdruk worden geregeld.
- Wat moet ik de deelnemers voor het ijshockeytoernooi sturen?
- Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf het definitieve schema, de teamindeling, wedstrijdregels, meldtijd en contactgegevens van de organisatie. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en waar zij zich bij aankomst melden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!