Checklist voor een huisdierenfotowedstrijd organiseren

Een huisdierenfotowedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s en een jury regelen. Je moet vooraf weten hoeveel dieren komen, hoe je ze veilig uit elkaar houdt en wanneer deelnemers hun foto kunnen inleveren. Leg de wedstrijdregels, categorieën en beoordeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Deze checklist helpt je van locatie en inschrijvingen naar fotostations, stemming, prijsuitreiking en opruimen, zonder dat praktische details op de dag zelf blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Juryleden benaderen
Juryleden bevestigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijd online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dierenaantallen inventariseren
Dierveiligheidsregels versturen
Noodcontact dierenarts regelen
Prijzen bestellen
Fotografen bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Plattegrond maken
Deelnemerslijst afdrukken
Stembiljetten afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Certificaten voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Fotostations opbouwen
3 personen
Achtergronden en decoratie plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Dierenrustplek inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen

Event

Jurybriefing geven
2 personen
Fotografen instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Dieren registreren
2 personen
Wedstrijddeelnemers fotograferen
4 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dierenwater controleren
2 personen
Publieksstemmen uitdelen
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Stemmen tellen
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie en materialen afbreken
4 personen
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Winnaars informeren
Wedstrijdfoto's publiceren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Fotocamera'saantal 3
Statiefaantal 3
Laptopaantal 2
Fotoprinter
Mobiele pinapparaat
Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geheugenkaartenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Fotografieachtergrondenaantal 3
Wedstrijdbanneraantal 2
Richtingsbordenaantal 10
Dierenvlaggetjesaantal 3
Prijslintjesaantal 12
Fotopropsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 8
Voerbakkenaantal 4
Hondenriemenaantal 6
Dierenhekkenaantal 4
Dierenmattenaantal 8
Reismandenaantal 4
Poepzakdispensersaantal 4
Dierenspeeltjesaantal 10
Dierenhanddoekenaantal 12
Drinkflesjes voor dierenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdesinfectieaantal 4
Desinfectiesprayaantal 3
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Papierwaren

Registratiemappenaantal 3
Naamkaartjesaantal 80
Pennensetsaantal 8
Klembordenaantal 6
Printerpapieraantal 2
Stembiljetbussenaantal 3
Enveloppenaantal 40
Certificaatmappenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels en categorieën uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vermeld ook de uiterste inschrijfdatum, het maximale aantal dieren per deelnemer en hoe de jury beoordeelt.
Regel de dierenveiligheid vóór je de uitnodigingen verstuurt. Vraag het aantal dieren op, stuur de veiligheidsregels vooraf en noteer een noodcontact van een dierenarts.
Plan juryleden, fotografen en het programma niet in dezelfde laatste week. Bevestig juryleden en fotografen minimaal 2 weken vooraf, zodat je het tijdschema en de plattegrond definitief kunt maken.
Reserveer de locatie op tijd en teken een aparte route voor binnenkomst, fotostations en wachtruimte. Gebruik afzetpalen en richtingsborden om dieren en bezoekersstromen uit elkaar te houden.
Test apparatuur en stroom op de opbouwdag of minimaal 2 uur vóór de start. Controleer camera’s, statieven, geheugenkaarten, fotoprinter, verlengkabels en stekkerdozen; leg powerbanks klaar als back-up.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een huisdierenfotowedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met regels, locatie en jury. Verstuur uitnodigingen en publiceer de wedstrijd uiterlijk 4 weken voor de datum, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dierenaantallen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een huisdierenfotowedstrijd op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, fotostations, achtergronden, bewegwijzering en techniek. Komt er een fotoprinter of meerdere stations bij, reserveer dan 3 uur en test elke camera vóór ontvangst van de deelnemers.
Wat moet ik vooraf weten over de dieren bij een fotowedstrijd?: Vraag bij de aanmelding het aantal dieren, hun soort en eventuele bijzonderheden op. Stuur de veiligheidsregels minstens 1 week vooraf en houd op de dag zelf een actuele deelnemerslijst en een dierenartscontact beschikbaar.
Wanneer moet ik prijzen en certificaten regelen voor een huisdierenfotowedstrijd?: Bestel de prijzen minimaal 3 weken vooraf en controleer uiterlijk 1 week voor de wedstrijd of alles binnen is. Maak certificaten en prijslintjes vooraf klaar, zodat de prijsuitreiking geen extra print- of knutselwerk op de dag zelf vraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.