Checklist voor een honkbalkamp organiseren

Een honkbalkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en knuppels regelen. Je hebt vooraf zicht nodig op deelnemers, medische gegevens, dieetwensen, begeleiding en de groepsindeling. Plan daarnaast per trainingsblok wat er gebeurt en leg het wedstrijdschema op tijd vast. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot het uitzetten van de velden en het vullen van de koelboxen op de kampdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Inschrijfformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens verzamelen
2 personen
Contactlijst voor ouders maken
Groepsindeling maken
2 personen
Programma per trainingsblok maken
3 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Reservering van velden bevestigen
Reservering van kleedkamers bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend sportmateriaal bestellen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Weersvoorspelling controleren
Ouders praktische informatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Tenten en schaduwplekken opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Sportmateriaal per groep klaarzetten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen
Trainersbriefing houden
8 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Warming-up begeleiden
4 personen
Werpen en vangen trainen
6 personen
Slaan en honklopen trainen
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Wedstrijdteams indelen
3 personen
Oefenwedstrijden begeleiden
8 personen
Scorestanden bijhouden
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Honkbalquiz begeleiden
2 personen
Behendigheidsspellen begeleiden
5 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Finalewedstrijd begeleiden
6 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Deelnemers veilig overdragen
4 personen
Achtergebleven spullen registreren
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en banken opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keukenmateriaal afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen
Foto's met ouders delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Bankenaantal 12
Inschrijftafel
Partytentenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Honkballenaantal 36
Softballenaantal 12
Honkbalknuppelsaantal 12
Jeugdhonkbalknuppelsaantal 8
Honkbalhandschoenenaantal 24
Honkbalhelmenaantal 12
Honkbalbasesaantal 12
Thuisplatenaantal 3
Werpmattenaantal 3
Pionnenaantal 30
Markeringshoedjesaantal 40
Trainingsladdersaantal 3
Springtouwenaantal 12
Scorebordenaantal 3
Fluitjesaantal 8
Teamhesjesaantal 36
Meetlintenaantal 3
Waterdichte materiaalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Apparatuur

Mobiele geluidsbox
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Teamvlaggenaantal 6
Naamstickersaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Certificatenaantal 40
Medaillesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletpapieraantal 12
Papieren handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslimiet vast voordat je het inschrijfformulier verstuurt. Zo kun je het aantal trainers, begeleiders, honkbalhelmen en teams vooraf afstemmen.
Verzamel medische gegevens en dieetwensen direct bij de inschrijving en stuur ouders de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor het kamp.
Maak per trainingsblok een apart programma en neem tijd op voor wisselen, drinken en materiaal verplaatsen. Een strak schema voorkomt dat teams bij dezelfde oefening wachten.
Controleer de materiaalvoorraad minimaal 1 week vooraf. Tel onder meer de honkballen, handschoenen, knuppels, helmen, bases en scoreborden en bestel ontbrekende spullen op tijd.
Controleer de weersvoorspelling 24 tot 48 uur vooraf en inspecteer het terrein op de ochtend zelf. Zet de velden pas uit nadat je hebt gecontroleerd of de ondergrond veilig en bespeelbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een honkbalkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, trainers en begeleiders. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra het inschrijfformulier klaar is, zodat je uiterlijk 2 weken voor het kamp de groepsindeling kunt maken.
Hoeveel trainers en begeleiders heb ik nodig voor een honkbalkamp?: Dat hangt af van de deelnemerslimiet en leeftijd, maar plan per trainingsgroep minimaal één verantwoordelijke begeleider. Leg het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken vooraf vast en zorg dat er op elk moment iemand beschikbaar is voor ontvangst en toezicht.
Wanneer moet ik catering en drinken voor een honkbalkamp regelen?: Bevestig de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Controleer de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en vul de koelboxen op de kampdag vóór de eerste training.
Wanneer moet ik het honkbalmateriaal controleren?: Tel en controleer al 1 week vooraf alle ballen, knuppels, handschoenen, helmen, bases en trainingsmaterialen. Verzamel het materiaal de dag ervoor in waterdichte materiaalbakken, zodat je op de kampdag alleen nog hoeft uit te laden en de velden uit te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.