Checklist pour organiser un camp de baseball

Un camp de baseball se prépare par étapes : d’abord le lieu, la date et l’encadrement, puis les inscriptions et les groupes. Le programme doit prévoir les blocs d’entraînement, les matchs, les pauses et les changements de terrain. Quelques jours avant, vérifiez les vestiaires, le matériel, les repas et la météo. Cette checklist vous aide aussi à transmettre aux parents les bonnes informations au bon moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
2 personnes
Définir la limite de participants
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
2 personnes
Créer une liste de contacts pour les parents
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Établir le programme par bloc d’entraînement
3 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer la réservation des terrains
Confirmer la réservation des vestiaires
Commander le catering
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le matériel sportif manquant
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les infos pratiques aux parents
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les tables et les bancs
4 personnes
Monter les tentes et les zones d'ombre
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel sportif par groupe
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le déjeuner et les en-cas
3 personnes
Faire le briefing des entraîneurs
8 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
Animer l'échauffement
4 personnes
Entraîner les lancers et les réceptions
6 personnes
S’entraîner aux frappes et aux courses
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Répartir les équipes de compétition
3 personnes
Encadrer les matchs d’entraînement
8 personnes
Suivre les scores
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Animer le quiz de baseball
2 personnes
Encadrer les jeux d’adresse
5 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Remettre les participants en toute sécurité
4 personnes
Enregistrer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les bancs
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles
Partager les photos avec les parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Bancsqté 12
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3
Glacièresqté 4

Matériel de sport

Balles de baseballqté 36
Balles de softballqté 12
Battes de baseballqté 12
Battes de softball pour jeunesqté 8
Gants de baseballqté 24
Casques de baseballqté 12
Bases de baseballqté 12
Plateaux à domicileqté 3
Tapis de lancerqté 3
Cônesqté 30
Cônes de balisageqté 40
Échelles d'entraînementqté 3
Cordes à sauterqté 12
Panneaux de scoreqté 3
Siffletsqté 8
Chasubles d’équipeqté 36
Mètres rubansqté 3
Bacs de rangement étanchesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 16

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 6
Étiquettes nominativesqté 40
Braceletsqté 40
Certificatsqté 40
Médaillesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Papier toiletteqté 12
Essuie-toutqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la limite de participants avant d’envoyer les invitations : elle doit correspondre au nombre d’encadrants, de terrains et de groupes que vous pouvez réellement gérer.
Demandez les informations médicales et les besoins alimentaires dès l’inscription, puis préparez une liste de contacts parents utilisable le jour du camp.
Prévoyez le programme par blocs d’entraînement et établissez le planning des matchs avant de répartir les groupes, afin d’éviter les temps d’attente trop longs.
Contrôlez le stock de balles, battes, gants, casques et bases au moins une semaine avant le camp. Gardez le matériel de chaque groupe dans un bac identifié.
Envoyez les informations pratiques aux parents 3 à 5 jours avant : horaires, lieu, tenue, repas, contacts, météo prévue et procédure en cas de modification.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour un camp de baseball ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le camp. Laissez ensuite au moins 10 jours pour recevoir les inscriptions et relancer les familles qui n’ont pas répondu.
Combien d’encadrants faut-il prévoir pour un camp de baseball ?: Prévoyez au minimum 1 encadrant par groupe d’entraînement, avec des accompagnateurs supplémentaires pour les déplacements, les vestiaires et les pauses. Finalisez la répartition au plus tard 2 semaines avant le camp.
Quand vérifier le matériel d’un camp de baseball ?: Faites un premier inventaire 7 jours avant, puis rassemblez et contrôlez tout le matériel la veille. Vérifiez notamment les balles, battes, gants, casques, bases, tapis de lancer et panneaux de score.
Que faire s’il pleut le jour du camp de baseball ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis faites une dernière vérification le matin même. Préparez à l’avance un message indiquant si le camp est maintenu, déplacé ou annulé, ainsi que le délai de décision.

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