Zo organiseer je een zwemwedstrijd

Begin niet met de boodschappen of prijzen, maar met het wedstrijdbad, het reglement en de wedstrijdplanning. Daarna regel je inschrijvingen, medische gegevens, officials en vrijwilligers, zodat je weet hoeveel series en banen nodig zijn. Test elektronische tijdmeting ruim vooraf en leg een papieren back-up klaar. In de laatste week maak je roosters, druk je startlijsten af en controleer je al het materiaal. Zo voorkom je dat de wedstrijd op de dag zelf stilvalt door ontbrekende informatie of lege portofoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdbad reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Officials vastleggen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
2 personen
10
Startgelden innen
2 personen
11
Prijzen bestellen
12
Baanindeling maken
2 personen
13
Series indelen
2 personen
14
Officialsrooster maken
15
Vrijwilligersrooster maken
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Startlijsten afdrukken
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Medische gegevens verzamelen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Prijzen ophalen
23
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
24
Elektronische tijdmeting testen
2 personen
25
Portofoons opladen
26
Vrijwilligers instrueren
3 personen
27
Wedstrijdruimte controleren
2 personen
28
Baanlijnen plaatsen
4 personen
29
Startblokken controleren
2 personen
30
Jurytafels opstellen
3 personen
31
Publiekstribune inrichten
3 personen
32
Inschrijftafel opstellen
2 personen
33
Cateringtafel opstellen
3 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
37
Startpakketten klaarleggen
3 personen
38
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
39
Medische materialen klaarleggen
2 personen
40
Omroepinstallatie testen
2 personen

Event

41
Officials ontvangen
2 personen
42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Baddiscipline uitleggen
2 personen
45
Inzwemmen begeleiden
4 personen
46
Openingsbriefing geven
2 personen
47
Zwemseries begeleiden
8 personen
48
Tijden registreren
6 personen
49
Resultaten controleren
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
54
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
55
Eerste hulp coördineren
2 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
58
Einduitslagen publiceren
2 personen
59
Afscheid van deelnemers nemen
2 personen

Nazorg

60
Baanlijnen verwijderen
4 personen
61
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Overgebleven eten verpakken
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Kleedkamers controleren
2 personen
67
Zwembadomgeving schoonmaken
4 personen
68
Juryruimte schoonmaken
2 personen
69
Uitslagen archiveren
70
Deelnemers uitslagen mailen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 6
Startblokkenaantal 6
Backstrokevlaggenaantal 2
Wedstrijdfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Startpistool
Rescueboeienaantal 2
Zwembadthermometersaantal 2
Startnummersaantal 180
Medaillelintenaantal 30
Medaljesaantal 30
Bekerprijzenaantal 6
Juryklok
Juryblokkenaantal 30
Jurybalpennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Juryhesjesaantal 12

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 8
Omroepinstallatie
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Jurytafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelzakkenaantal 12
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekhoudersaantal 6

Verlichting

Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Richtingpijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 8

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de inschrijvingsdeadline vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag medische gegevens en dieetwensen meteen mee uit, zodat je niet twee dagen voor de wedstrijd achter ontbrekende informatie aan hoeft.
Wacht met de baanindeling en series tot de inschrijving is gesloten. Controleer daarna per deelnemer de afstand, slag en leeftijdscategorie en druk minstens één actuele startlijst per jurytafel af.
Plan officials en vrijwilligers afzonderlijk. Maak voor elke rol een tijdvak en geef portofoons, wedstrijdfluitjes en stopwatches vooraf uit; laad de portofoons uiterlijk de avond ervoor op.
Test elektronische tijdmeting niet pas tijdens het inzwemmen. Controleer laptop, printers, verlengsnoeren en stekkerdozen met een volledige proefrun en houd stopwatches klaar als handmatige back-up.
Maak een wedstrijddagmap met reglement, deelnemerslijst, startlijsten, programma en contactgegevens. Controleer vóór opening ook baanlijnen, startblokken, backstrokevlaggen, rescueboeien en de omroepinstallatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van het wedstrijdbad en het vastleggen van het reglement. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de wedstrijd en sluit die uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je series en roosters kunt maken.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Reken bij een wedstrijd met meerdere banen op minimaal 1 scheidsrechter, 1 starter, 1 tijdwaarnemer per baan en extra mensen voor jurytafel, ontvangst en catering. Maak het definitieve rooster pas nadat de inschrijving is gesloten, meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd.
Wanneer maak je de baanindeling en startlijsten?: Maak de baanindeling en series direct na het sluiten van de inschrijving. Plan hiervoor 1 volledige werkdag en druk de definitieve startlijsten en het programma uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd af.
Wat moet je de dag voor een zwemwedstrijd controleren?: Controleer de wedstrijdmaterialen, elektronische tijdmeting, printer, omroepinstallatie en stroomvoorziening uiterlijk de avond ervoor. Laad portofoons op, leg stopwatches klaar en controleer of rescueboeien, startblokken en baanlijnen op hun plek zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.