Zo organiseer je een zwemwedstrijd

Een zwemwedstrijd organiseren begint niet bij de startblokken, maar bij de zwembadreservering en een haalbaar wedstrijdprogramma. Daarna werk je stapsgewijs naar inschrijvingen, startseries, officials en duidelijke deelnemersinformatie. Controleer vooraf welk materiaal het zwembad levert en wat je zelf moet meenemen, van tijdwaarneming tot jurytafel. Op de wedstrijddag draait alles om een strakke registratie, goed leesbare startlijsten en voldoende mensen langs het bad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad reserveren
2
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijsten controleren
2 personen
7
Startseries indelen
2 personen
8
Officials vastleggen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Prijzen bestellen
12
Boodschappenlijst maken
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Medische gegevens verzamelen
15
Startlijsten afdrukken
16
Uitslagenformulieren afdrukken
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Prijzen sorteren
2 personen
19
Materiaal controleren
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Registratietafel klaarzetten
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Jurytafel inrichten
2 personen
25
Startblokken controleren
2 personen
26
Banen en lijnen controleren
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Omkleedruimtes markeren
2 personen
30
EHBO-materiaal klaarleggen
31
Officials briefen
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Registratie openen
3 personen
34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Badmutsen uitdelen
2 personen
36
Startseries omroepen
37
Openingsinstructies geven
38
Wedstrijdbanen begeleiden
8 personen
39
Tijden registreren
4 personen
40
Uitslagen verwerken
2 personen
41
Deelnemers omroepen
42
Toezicht bij tribune houden
2 personen
43
Toezicht bij kleedkamers houden
2 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Tussenstanden publiceren
49
Finales aankondigen
50
Finales begeleiden
8 personen
51
Einduitslagen controleren
3 personen
52
Prijsuitreiking houden
3 personen
53
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Kleedkamers controleren
2 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Ruimtes schoonmaken
4 personen
60
Uitslagen publiceren
61
Deelnemers bedanken
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Jurytafelaantal 2
Registratietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchesaantal 10
Megafon

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Wedstrijdbanenaantal 8
Baanlijnenaantal 8
Keerpuntmarkeringenaantal 16
Wedstrijdfluitjesaantal 8
Badmutsenaantal 120
Zwemplankjesaantal 16
Pullbuoysaantal 16
Tijdwaarnemingsbordenaantal 8
Medaillebakkenaantal 4
Medaillelintenaantal 120
Bekersaantal 24
Medaliesaantal 120
Diplomasaantal 120

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 3
Koffieplateausaantal 4
Drinkdispensersaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 140
Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Eerstehulpkoffer
Rubberen handschoenenaantal 8

Tips

Reserveer het zwembad ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen hoeveel wedstrijdbanen beschikbaar zijn, welke uren je krijgt voor opbouw en afbouw en of startblokken, baanlijnen en keerpuntmarkeringen aanwezig zijn.
Maak het wedstrijdprogramma pas definitief nadat je het aantal deelnemers en de beschikbare banen kent. Plan per onderdeel voldoende tijd voor de series, wissels, uitslagen en een korte uitloop; een programma zonder buffer loopt snel achter.
Verwerk inschrijvingen in één deelnemerslijst en controleer namen, leeftijdscategorieën, onderdelen en dieetwensen minstens 7 dagen vooraf. Gebruik die gegevens vervolgens voor de startseries, naamkaartjes en deelnemersinformatie.
Leg officials en vrijwilligers vast met een concrete taak en tijdstip. Zorg minimaal voor bezetting bij registratie, de jurytafel, tijdwaarneming, baanbegeleiding en catering; zonder vervanging valt het programma stil bij één afmelding.
Doe de laatste materiaalcontrole op de dag vóór de wedstrijd. Test laptop, printer, microfoon, stopwatches en geluidsinstallatie, druk startlijsten en uitslagenformulieren af en zet prijzen, medaillebakken en medaillelinten per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het zwembad, het programma en de officials. Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken voor de wedstrijd en sluit de inschrijvingen ongeveer 10 dagen vooraf.
Hoeveel officials heb je nodig bij een zwemwedstrijd?: Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 6 tot 8 officials en vrijwilligers op vaste posten. Bij meerdere banen of veel deelnemers heb je extra tijdwaarnemers en baanbegeleiders nodig, plus minstens 2 mensen voor registratie en uitslagen.
Wanneer maak je de startseries voor een zwemwedstrijd?: Maak de startseries nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Zo houd je tijd over om fouten in namen, onderdelen of baanindeling te herstellen en de startlijsten af te drukken.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Zet 90 tot 120 minuten voor de eerste start de registratie- en jurytafel, tafels en stoelen, geluidsinstallatie en wedstrijdmaterialen klaar. Controleer daarna de startblokken, stopwatches en baanmarkeringen voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.