Zo organiseer je een zwemmarathon

Een zwemmarathon vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst leg je locatie, datum en veiligheid vast, daarna richt je de inschrijving en wedstrijdorganisatie in. Plan badmeesters en EHBO ruim vóór je deelnemers uitnodigt. Werk vervolgens met startgroepen, startnummers en duidelijke wedstrijdregels. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde route, vrije zwembanen, een goed registratiepunt en materiaal dat ook bij een storing blijft werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwemlocatie reserveren
2
Evenementdatum bevestigen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Badmeesters inplannen
6
EHBO-bezetting vastleggen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Wedstrijdregels publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Startnummers voorbereiden
2 personen
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Catering reserveren
16
Materiaal inventariseren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Route en waterzone controleren
3 personen
21
Zwembanen uitzetten
3 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
EHBO-punt inrichten
2 personen
25
Omkleedruimtes controleren
2 personen
26
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
27
Geluid en microfoon testen
2 personen
28
Tijdwaarneming testen
3 personen

Event

29
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
30
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
31
Deelnemers registreren
4 personen
32
Startnummers uitdelen
2 personen
33
Zwemcaps uitdelen
2 personen
34
Deelnemers naar start brengen
3 personen
35
Startsein geven
2 personen
36
Zwemveiligheid bewaken
6 personen
37
Rondes registreren
4 personen
38
Deelnemers begeleiden
4 personen
39
Water en fruit uitdelen
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Koffie en thee schenken
2 personen
43
Zwembadomgeving schoonhouden
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Tussenstanden omroepen
46
Laatste ronde aankondigen
47
Finishers registreren
3 personen
48
Deelnemers opvangen
3 personen
49
Medailles uitreiken
3 personen
50
Einduitslag bekendmaken
51
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Zwemmaterialen opruimen
4 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Uitslagen digitaal versturen
60
Deelnemersfoto's delen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
63
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Biertafelsaantal 4

Sportmateriaal

Zwembanenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Rescue tubesaantal 6
Stopwatchaantal 6
Telbordenaantal 8
Rondetellersaantal 8
Zwembrillenaantal 12
Reservezwemcapsaantal 20
Startnummersaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Sporthanddoekenaantal 20
Drinkflessenaantal 120
Kleedkamerbakkenaantal 8
Waterdichte scorekaartenaantal 150
Clipboardsaantal 12
Markeerstiftenaantal 24
Pionnenaantal 20
EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Fluitjesaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Medaillesaantal 120
Wisselbekersaantal 3

Apparatuur

Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 6
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Kookplatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 80
Soeplepelsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 20
Startbord
Finishbord

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Thermosbekersaantal 12
Soepketelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met de zwemlocatie, datum, vergunningen en het veiligheidsplan. Controleer meteen hoeveel banen beschikbaar zijn en welke waterzone je mag gebruiken.
Leg de bezetting uiterlijk 4 weken vooraf vast: badmeesters, EHBO en iemand voor registratie en rondetelling. Neem per onderdeel een reservepersoon op, zodat één afmelding het programma niet stillegt.
Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de zwemmarathon. Deel daarna de startgroepen in, maak startnummers en controleer dieetwensen voordat je catering en drankhoeveelheden definitief bestelt.
Test 60 minuten voor de start de stopwatch, microfoons, luidsprekers, telborden en rondetellers. Leg waterdichte scorekaarten, clipboards en markeerstiften per baan klaar; zo voorkom je zoeken tijdens het zwemmen.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw. Zet eerst de zwembanen, startblokken en veiligheidsmiddelen neer, richt daarna registratie en EHBO in en controleer als laatste omkleedruimtes, tafels en stoelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemmarathon organiseren?: Reserveer de zwemlocatie en bevestig de datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan vergunningen, badmeesters en EHBO uiterlijk 4 weken voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zwemmarathon op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw op locatie. Test 60 minuten voor de start alle communicatie- en telsystemen en houd daarna tijd over voor registratie en een veiligheidsronde.
Wanneer deel je de startgroepen van een zwemmarathon in?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen vooraf en deel de startgroepen direct daarna in. Zo kun je startnummers, wedstrijdregels en de baanindeling nog controleren en publiceren.
Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een zwemmarathon?: Zorg voor ingeplande badmeesters, een EHBO-bezetting, reddingsboeien, reddingslijnen en rescue tubes. Controleer route en waterzone vóór de start en wijs minimaal één duidelijk ingericht EHBO-punt aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.