Zo organiseer je een zonsondergangpicknick

Begin minstens twee weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het aantal deelnemers. Dat aantal bepaalt hoeveel eten, servies, zitplaatsen en koelruimte je nodig hebt. Verzamel dieetwensen voordat je het menu vastlegt en controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur. Op de dag zelf werk je van transport en ondergrond naar inrichting, eten en ontvangst. Zo staan de picknickkleden en lantaarns klaar voordat de eerste gasten aankomen en hoef je niet in het donker te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Plattegrond voor locatie maken
7
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Picknickmanden vullen
2 personen
11
Groenten en fruit wassen
2 personen
12
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
13
Salades en dips klaarmaken
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Koffie en thee voorbereiden
16
Materialen naar locatie brengen
4 personen
17
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
18
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Licht en lantaarns plaatsen
2 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Muziek klaarzetten

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
26
Hapjes presenteren
2 personen
27
Broodjes en salades serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
30
Kaarsen en lampen aanzetten
2 personen
31
Dessert serveren
2 personen
32
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
33
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Eten en dranken inpakken
3 personen
35
Servies en materialen verzamelen
4 personen
36
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
37
Locatie schoonmaken
4 personen
38
Meubilair en verlichting afbreken
4 personen
39
Servies afwassen en drogen
2 personen
40
Materialen controleren en opbergen
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknickkledenaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Krukkenaantal 16
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Wijnglazenaantal 45
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerlepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Kurketrekkersaantal 2
Voedselcontainersaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Bloemboekettenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en maak vooraf een eenvoudige plattegrond met picknickkleden, tafels, stoelen, buffet en verlichting. Controleer op de dag zelf of de ondergrond vlak, droog en bereikbaar is voor alle spullen.
Stuur de uitnodigingen ongeveer 14 dagen vooraf en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de picknick. Gebruik het definitieve aantal voor porties, servies, stoelen en dieetvriendelijke onderdelen van het menu.
Plan het eten achteruit vanaf het moment van serveren: was groenten en fruit eerder op de dag, bereid wraps, salades en dips tijdig en houd bederfelijke producten gekoeld tot vlak voor het buffet.
Neem per persoon een zitplek of voldoende ruimte op een picknickkleed mee en zet extra stoelen of krukken klaar voor gasten die niet lang op de grond kunnen zitten. Verdeel servies, serveermateriaal, flessenopeners en afvalmogelijkheden over de buffetplek.
Zet lichtsnoeren en ledlantaarns vóór zonsondergang neer en test de draagbare speaker en powerbanks vooraf. Controleer 48 uur van tevoren het weer en bepaal wanneer je de opstelling aanpast of een alternatief regelt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten heb je nodig voor een zonsondergangpicknick?: Reken voor een maaltijd met broodjes, wraps, salades en dips op ongeveer 400 tot 600 gram eten per persoon, afhankelijk van het programma. Tel per persoon daarnaast 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en extra water bij warm weer.
Wanneer moet je een zonsondergangpicknick organiseren en uitnodigingen sturen?: Reserveer de locatie bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen op hetzelfde moment. Laat gasten uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de datum reageren, zodat je dieetwensen en hoeveelheden nog kunt verwerken.
Wanneer controleer je het weer voor een zonsondergangpicknick?: Bekijk de verwachting bij het plannen, opnieuw 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de picknick. Beslis uiterlijk die ochtend over een aangepaste opstelling, extra bescherming of een alternatief als regen, harde wind of kou wordt voorspeld.
Hoe laat begin je met de opbouw van een zonsondergangpicknick?: Begin ongeveer 2 tot 3 uur vóór zonsondergang met transport, het controleren van de ondergrond en het uitspreiden van de kleden. Zet buffet, stoelen, eten en verlichting uiterlijk 30 minuten vóór aankomst van de gasten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.