Zo organiseer je een zomerpicknick zonder last-minute gedoe

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, het aantal gasten en de uitnodigingen. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, leg je dieetwensen vast en bereken je menu, porties, zitplaatsen en koelruimte. Regel daarna het slechtweerplan en verzamel materiaal dat je op locatie nodig hebt, zoals picknickkleden, tafels, partytenten en koelboxen. Op de dag zelf draait alles om volgorde: eerst opbouwen, dan eten en drinken koelen, daarna het buffet en de zitplekken inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Menu en porties bepalen
2 personen
6
Weersverwachting controleren
7
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Groenten en fruit wassen
2 personen
12
Salades voorbereiden
3 personen
13
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
14
Desserts voorbereiden
2 personen
15
Spelmateriaal verzamelen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Picknickmateriaal laden
3 personen
19
Locatie en route controleren
20
Locatie schoon controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Picknickkleden neerleggen
2 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Muziek klaarzetten

Event

29
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Spelactiviteiten begeleiden
2 personen
34
Buffet openen
2 personen
35
Hapjes en salades serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Dessert en fruit serveren
2 personen
39
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

40
Eten en servies verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
44
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Locatie schoon achterlaten
3 personen
47
Materiaal terugbrengen
2 personen
48
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 2
Badmintonshuttlesaantal 12
Bocciasetsaantal 2
Picknickspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasstation
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst uiterlijk twee weken vooraf definitief. Gebruik het aantal aanmeldingen om porties, borden, bekers, stoelen en picknickkleden te tellen; neem voor servies en zitplaatsen ongeveer 10% extra mee.
Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en zet ze per gerecht op één overzicht. Houd vegetarische, allergievrije of andere aangepaste porties apart en label ze vóór je het buffet opent.
Plan het eten in twee koelmomenten: koel dranken de avond ervoor en vul de koelboxen op de ochtend zelf met koelelementen. Zet salades, fruit en andere bederfelijke gerechten pas vlak voor het eten op tafel.
Bevestig het slechtweerplan minstens 48 uur vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend van de picknick. Zo weet je tijdig of partytenten, een alternatieve plek of extra bescherming nodig zijn.
Laad materiaal per functie in plaats van alles door elkaar: eerst tafels, stoelen en partytenten, daarna servies en keukenmateriaal, en als laatste koelboxen. Reserveer op locatie minstens 60 minuten voor routecontrole, opbouw en het inrichten van het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een zomerpicknick?: Reserveer de locatie en verstuur de uitnodigingen vier tot zes weken vooraf. Maak de gastenlijst en dieetwensen ongeveer twee weken voor de picknick definitief, zodat je porties en boodschappen kunt vastleggen.
Hoeveel eten heb je nodig voor een zomerpicknick?: Bereken per volwassene ongeveer 2 tot 3 broodporties, 150 tot 200 gram salade of groenten en 1 dessertportie. Tel bij een picknick die langer dan 3 uur duurt ongeveer 10% extra voor onverwachte eters of grotere porties.
Wanneer moet je een slechtweerplan voor een zomerpicknick regelen?: Leg het alternatief bij voorkeur al vast wanneer je de locatie reserveert, uiterlijk 48 uur vooraf. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en bepaal dan of partytenten, een andere plek of een aangepast programma nodig zijn.
Hoe lang duurt de opbouw van een zomerpicknick?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten opbouwtijd voor tafels, stoelen, partytenten, kleden, buffet en koelboxen. Kom daarnaast 15 minuten eerder om de locatie schoon te controleren en de route of toegang te checken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.