Cómo organizar un picnic de verano sin improvisar

Un picnic de verano se organiza mejor en dos fases: primero cierras el lugar, los invitados y la comida; después preparas el transporte y el montaje. Empieza por reservar la zona y enviar las invitaciones, porque las preferencias dietéticas cambian las cantidades y el menú. La víspera deja listas las ensaladas, los postres y el material, y enfría las bebidas. El mismo día solo deberías montar, servir y comprobar que el plan para mal tiempo sigue siendo viable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar zona de picnic
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Definir el menú y las porciones
2 personas
6
Comprobar el pronóstico del tiempo
7
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
8
Comprobar la lista de la compra
2 personas
9
Hacer la compra
3 personas
10
Enfriar bebidas
2 personas
11
Lavar frutas y verduras
2 personas
12
Preparar ensaladas
3 personas
13
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
14
Preparar los postres
2 personas
15
Reunir el material de juego
16
Crear lista de reproducción
17
Llenar las neveras portátiles
2 personas
18
Cargar el material de picnic
3 personas
19
Comprobar el lugar y la ruta
20
Comprobar la limpieza del recinto
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Montar las carpas
4 personas
24
Colocar las mantas de picnic
2 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Colgar la decoración
2 personas
27
Colgar la iluminación
2 personas
28
Preparar la música

Evento

29
Preparar las bebidas y el hielo
2 personas
30
Recibir a los invitados
2 personas
31
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
32
Servir café y té
2 personas
33
Coordinar las actividades del juego
2 personas
34
Abrir el buffet
2 personas
35
Servir aperitivos y ensaladas
3 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
38
Servir el postre y la fruta
2 personas
39
Despedirse de los invitados
2 personas

Seguimiento

40
Recopilar comida y vajilla
3 personas
41
Limpiar mesas y sillas
2 personas
42
Lavar la vajilla
3 personas
43
Clasificar y retirar residuos
3 personas
44
Retirar la decoración y la iluminación
2 personas
45
Desmontar las carpas
4 personas
46
Dejar el lugar limpio
3 personas
47
Devolver el material
2 personas
48
Limpiar las neveras portátiles y los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 50
Mantas de picniccant. 8
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 50
Cubiertoscant. 60
Cucharonescant. 8
Tijerascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 6
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 2
Baterías externascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 4
Mantelescant. 6
Arreglos floralescant. 6
Cartas del menúcant. 6

Material deportivo

Frisbeescant. 4
Sets de bádmintoncant. 2
Volantes de bádmintoncant. 12
Juegos de bochascant. 2
Juegos de picniccant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Estación de lavado de manos
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Set de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Reserva la zona de picnic antes de enviar las invitaciones y confirma la ruta, el acceso y las normas de limpieza. Comprueba también si hay sombra suficiente o si tendrás que llevar carpas y mantas.
Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y calcula las porciones con esa lista delante. Para el primer tramo del picnic, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y añade opciones sin alcohol.
Haz la compra con al menos 24 horas de margen: lava frutas y verduras, prepara ensaladas, pan, acompañamientos y postres, y guarda cada preparación en recipientes separados. Enfría las bebidas durante toda la noche en las neveras portátiles.
Revisa la previsión dos veces: una el día anterior y otra el mismo día. Define con antelación dónde colocarás las carpas, las mesas y el buffet si llueve o hace demasiado viento.
Carga el material por orden de uso: primero carpas, mesas y sillas; después mantas, vajilla y utensilios; al final comida, bebidas y equipos. Lleva acumuladores de frío, baterías externas y linternas aunque el picnic sea de día.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un picnic de verano?: Empieza entre 10 y 14 días antes para reservar la zona, enviar invitaciones y recoger inscripciones. Deja la compra y la preparación de alimentos para las últimas 24 horas.
¿Cuánta bebida necesito para un picnic de verano?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua durante toda la actividad. Lleva las bebidas frías en neveras portátiles con acumuladores de frío desde la noche anterior.
¿Qué hago si llueve el día del picnic?: Comprueba la previsión el día anterior y de nuevo entre 3 y 4 horas antes de salir. Decide entonces si montas las carpas, cambias la distribución o activas un lugar alternativo; no esperes a que empiece a llover.
¿Cuándo preparo la comida para un picnic de verano?: Lava las frutas y verduras y prepara ensaladas, pan, acompañamientos y postres el día anterior. Mantén todo refrigerado y coloca la comida en el buffet solo cuando las mesas estén montadas y sea el momento de servir.

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