Zo organiseer je een zomerfestival van begin tot eind

Begin met datum en locatie en werk daarna in vaste blokken: toestemming, programma, veiligheid, bezoekers en uitvoering. Voor een zomerfestival moet je niet alleen optredens en activiteiten vastleggen, maar ook toiletvoorzieningen, afval, EHBO en een plan voor slecht weer regelen. Reserveer tenten, tafels, stoelen, geluid en koeling vroeg genoeg. In de laatste week draait alles om bevestigen, indelen en klaarzetten; op de dag zelf heb je vooral duidelijke contactpersonen en een praktische plattegrond nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunning controleren
3
Verzekering controleren
4
Reserveringen maken
5
Leveranciers bevestigen
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Optredens bevestigen
2 personen
8
Activiteiten vastleggen
2 personen
9
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
10
Vluchtroutes bepalen
2 personen
11
EHBO-afspraken maken
12
Afvalinzameling regelen
13
Toiletvoorzieningen regelen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Sociale berichten plaatsen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Contactlijst verspreiden
20
Plattegrond maken
21
bewegwijzering printen
22
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
26
Terrein controleren
3 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Tenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Podiumzone markeren
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Activiteiten opbouwen
5 personen
33
Informatiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Koelboxen vullen
2 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
EHBO-tafel inrichten
2 personen
38
Geluid en microfoon testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Programma aankondigen
43
Activiteiten begeleiden
6 personen
44
Koffie en thee schenken
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Informatiebalie bemannen
2 personen
50
Optredens begeleiden
3 personen
51
Verloren voorwerpen registreren
52
Eindprogramma aankondigen
53
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

54
Catering afsluiten
4 personen
55
Materialen verzamelen
5 personen
56
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
57
Tenten afbreken
6 personen
58
Afval scheiden en afvoeren
4 personen
59
Terrein schoonmaken
5 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Apparatuur reinigen
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Balie
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Megafonenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Tafelkledenaantal 20
Bloembakkenaantal 12
Plantenbakkenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 10

Sportmateriaal

Bocciasetsaantal 3
Kubbspellenaantal 3
Frisbeesaantal 20
Springtouwenaantal 10
Voetballenaantal 6
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Cornholetsetsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
KoksMessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalzakhoudersaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en controleer daarna direct de vergunning, verzekering en eventuele voorwaarden voor geluid, alcohol en openbare veiligheid. Wacht niet tot de uitnodigingen eruit zijn: goedkeuring kan meerdere weken duren.
Maak het programma met vaste tijdsblokken en bevestig optredens, activiteiten en leveranciers schriftelijk. Plan tussen optredens minimaal 15 minuten wisseltijd voor opbouw, soundcheck of vertraging.
Werk de bezoekersstroom uit op een plattegrond met ingang, balie, toiletten, EHBO, vluchtroutes, afvalpunten en afzethekken. Print de bewegwijzering uiterlijk één week vooraf en deel de plattegrond met alle coördinatoren.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok en verspreid één contactlijst met telefoonnummers. Zorg per belangrijke post voor een reservepersoon; tijdens een festival van 6 uur is één onverwachte uitval anders meteen zichtbaar.
Regel eten en drinken niet pas op de ochtend zelf: verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, koel dranken de avond ervoor en zet houdbare voorraad apart klaar. Tel herbruikbare bekers, servies en bestek na afloop terug voordat leveranciers vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en verzekering. Leveranciers, optredens en activiteiten leg je daarna zo snel mogelijk vast; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen en indeling.
Wanneer moet ik een vergunning voor een zomerfestival aanvragen?: Controleer de aanvraagtermijn direct nadat de locatie is gekozen. Reken vaak op minimaal 8 weken voorbereiding, maar volg altijd de termijn van je gemeente; zonder bevestiging plan je geen definitieve opbouw of publiekscommunicatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zomerfestival?: Maak een indeling per taak en tijdsblok en plan naast de bezetting minstens 1 reservepersoon per belangrijke post. Voor een programma van 6 uur voorkom je zo dat een pauze, ziektegeval of late leverancier meteen een gat veroorzaakt.
Wanneer moet je de laatste voorbereidingen voor een zomerfestival doen?: Verzamel dieetwensen, bevestig leveranciers en verspreid de contactlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Print de plattegrond en bewegwijzering in de laatste week, koel dranken de avond ervoor en controleer op de ochtend zelf veiligheid, stroom en vluchtroutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.