Organiser un festival d’été communal, étape par étape
Un festival d’été communal se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier le permis et l’assurance, puis réservez les fournisseurs avant de construire le programme. La sécurité, les sanitaires, les déchets et l’alimentation doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez enfin une semaine complète pour confirmer les bénévoles, imprimer la signalétique et contrôler le matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier le permis
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Faire les réservations
- 5
Confirmer les fournisseurs
- 6
Établir le programme
3 personnes
- 7
Confirmer les prestations
2 personnes
- 8
Consigner les activités
2 personnes
- 9
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 10
Définir les issues de secours
2 personnes
- 11
Prendre les dispositions de premiers secours
- 12
Organiser l’enlèvement des déchets
- 13
Prévoir les sanitaires
- 14
Envoyer les invitations
2 personnes
- 15
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 16
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 17
Recueillir les besoins alimentaires
- 18
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 19
Distribuer la liste de contacts
- 20
Créer le plan
- 21
Imprimer la signalétique
- 22
Préparer les bracelets
2 personnes
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 26
Contrôler le site
3 personnes
- 27
Réception des livraisons
3 personnes
- 28
Monter les tentes
6 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 30
Marquer la zone du podium
3 personnes
- 31
Installer la décoration
3 personnes
- 32
Installer les activités
5 personnes
- 33
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
- 35
Remplir les glacières
2 personnes
- 36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 38
Tester le son et le micro
2 personnes
- 39
Briefer les bénévoles
3 personnes
- 40
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes
Événement
- 41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 42
Annoncer le programme
- 43
Encadrer les activités
6 personnes
- 44
Servir le café et le thé
2 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 49
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 50
Accompagner les spectacles
3 personnes
- 51
Enregistrer les objets trouvés
- 52
Annoncer le programme final
- 53
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
Suivi
- 54
Clôturer le catering
4 personnes
- 55
Rassembler le matériel
5 personnes
- 56
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
- 57
Démonter les tentes
6 personnes
- 58
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
- 59
Nettoyer le site
5 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Nettoyer l’équipement
2 personnes
- 62
Inventorier le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 14
- Tables de bièreqté 10
- Chaises pliantesqté 120
- Tables hautesqté 8
- Tables de buffetqté 6
- Comptoir
- Barrières de sécuritéqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Verres à vin réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 180
- Petits bolsqté 80
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
Équipement
- Glacièresqté 8
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Talkies-walkiesqté 8
- Batteries externesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Arches de ballonsqté 3
- Nappesqté 20
- Jardinièresqté 12
- Bacs à plantesqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 10
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 10
Matériel de sport
- Sets de bocciaqté 3
- Jeux de Kubbqté 3
- Frisbeesqté 20
- Cordes à sauterqté 10
- Ballons de footballqté 6
- Cônesqté 30
- Cerceauxqté 12
- Sets de cornholeqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 4
- Cuillères à glaceqté 4
- Thermosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 18
- Supports de sacs poubelleqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Chariots de ménageqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez 8 à 12 semaines avant la date : validez le lieu, le permis, l’assurance et les réservations avant de communiquer le programme. Sans ces confirmations, les inscriptions risquent de devoir être modifiées.
- Traitez la sécurité avant la décoration. Définissez les issues de secours, les barrières, les premiers secours et le plan d’évacuation, puis transmettez la liste des contacts à chaque responsable au moins 7 jours avant le festival.
- Faites le plan du site avec les tentes, les tables, le bar, les sanitaires et les zones de circulation. Prévoyez séparément les rallonges et multiprises pour les machines à café, les haut-parleurs et les autres équipements électriques.
- Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de compter les repas, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles par créneau. Préparez aussi les bracelets et la signalétique avant le jour du montage.
- Organisez le montage en deux temps : installez la veille les stocks non périssables, les tables et les barrières, puis refroidissez les boissons et vérifiez les microphones, haut-parleurs et machines à café le matin même. Réservez un créneau précis pour l’enlèvement des déchets après la manifestation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival d’été communal ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les réservations et le plan de sécurité doivent être confirmés au moins 4 semaines avant l’événement.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival communal ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, puis publiez des rappels à 14 jours et à 3 jours. Fermez les inscriptions environ 5 à 7 jours avant afin d’ajuster les repas et les équipes.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival d’été ?
- Répartissez les bénévoles par postes et par créneaux plutôt que de compter uniquement un total. Prévoyez au minimum deux personnes pour l’accueil, deux pour le service et une équipe distincte pour la sécurité et les déchets pendant chaque période chargée.
- Quand installer les tables, les tentes et la sonorisation ?
- Installez les tentes, tables et barrières la veille lorsque c’est possible. Testez la sonorisation, les rallonges, les machines à café et les microphones le matin de l’événement, au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !