Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin met datum, locatie en het verwachte aantal gasten; die bepalen hoeveel tenten, tafels, stoelen, eten en drinken je nodig hebt. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel meteen dieetwensen en contactgegevens. Werk daarna van buiten naar binnen: regel reserveringen, controleer leveringen en plan de boodschappen. Bereid hapjes, marinades, desserts en allergenen minstens één dag vooraf voor. Op de dag zelf houd je ruimte over voor opbouw, koelen, barbecueën en het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens deelnemers controleren
6
Weersverwachting controleren
7
Reservering partytenten maken
8
Reservering geluidsset maken
9
Spelmateriaal reserveren
10
Leveringen controleren
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
14
Fruit en groenten wassen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Marinades en sauzen maken
2 personen
17
Vlees en vegetarische producten marineren
2 personen
18
Desserts portioneren
2 personen
19
Allergenen apart verpakken
20
Naamkaartjes voorbereiden
21
Programma afdrukken
22
Spelregels afdrukken
23
Muziek afspeellijst samenstellen
24
Kinderactiviteiten indelen
2 personen
25
Vrijwilligers voor spellen indelen
26
Toiletten controleren
2 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Afvalpunten plaatsen
2 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Drankpunt inrichten
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Spelstations opbouwen
4 personen
36
Wateractiviteiten klaarzetten
3 personen
37
Geluidsset aansluiten
2 personen
38
Muziek testen
2 personen
39
Buffet en allergenen labelen
2 personen
40
Hapjes uitstallen
3 personen
41
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Kinderknutseltafel begeleiden
2 personen
48
Speurtocht begeleiden
3 personen
49
Estafettespellen begeleiden
3 personen
50
Wateractiviteiten begeleiden
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Buffet openen
2 personen
55
Barbecue bereiden
4 personen
56
Barbecue serveren
4 personen
57
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
58
Allergene maaltijden apart serveren
2 personen
59
Kinderdans begeleiden
2 personen
60
Muziek en dans verzorgen
2 personen
61
Dessert serveren
3 personen
62
Licht controleren
63
Afvalpunten legen
2 personen
64
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
65
Laatste ronde aankondigen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Voedsel veilig verpakken
3 personen
68
Geluidsset uitschakelen
2 personen
69
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Keuken schoonmaken
3 personen
76
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
77
Terrein schoon opleveren
4 personen
78
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
79
Servies afwassen en drogen
3 personen
80
Materialen controleren
2 personen
81
Geleende spullen retourneren
2 personen
82
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 6
Barbecuekwastenaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Menukaartenaantal 12
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 24
Springtouwenaantal 10
Waterpistolenaantal 20
Watersponsenaantal 30
Schatkistjesaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Knutselsetsaantal 30
Prijslintjesaantal 40
Mandenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakspraysaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie uiterlijk vier weken vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor het feest. Reserveer dan ook partytenten, geluidsset en spelmateriaal, zodat een bui of late levering je programma niet stillegt.
Verstuur de uitnodigingen drie tot vier weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor het zomerfeest. Gebruik de definitieve lijst om dieetwensen, contactgegevens, naamkaartjes en hoeveelheden eten te controleren.
Koel dranken minimaal zes uur vooraf en zet niet alles in één koelbox: houd een aparte koelbox voor snel bereikbare drank en één voor voorraad. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna per uur aan.
Doe boodschappen en bereidwerk uiterlijk de dag ervoor. Was fruit en groenten, maak marinades en sauzen, marineer vlees en vegetarische producten, portioneer desserts en verpak allergenen apart; zo blijft op de feestdag alleen afwerken over.
Maak het buitenterrein vóór de gasten komen klaar met tafels, stoelen, buffettafels en tenten. Leg spelregels en het programma klaar, wijs per kinderactiviteit een vrijwilliger aan en test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens één uur voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerfeest organiseren?: Leg datum en locatie vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen drie tot vier weken voor het feest en vraag gasten uiterlijk zeven dagen vooraf te reageren, inclusief dieetwensen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een zomerfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee per uur. Voorzie daarnaast continu water en koel de voorraad minstens zes uur vooraf.
Wanneer moet je eten voor een zomerfeest voorbereiden?: Doe de boodschappen en het meeste voorbereidingswerk één dag vooraf. Was groenten en fruit, maak marinades en sauzen, marineer producten en verpak allergenen apart; bereid barbecueproducten pas vlak voor het serveren.
Wat doe je bij regen tijdens een zomerfeest?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Reserveer uiterlijk vier weken van tevoren partytenten en zorg dat tafels, buffettafels, geluidsapparatuur en kinderactiviteiten onder een droge plek kunnen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.