Sommerfest organisieren: So gelingt die Planung
Ein Sommerfest wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Ort und Teilnehmerzahl festlegst und danach alles Weitere darauf abstimmst. Verschicke die Einladungen frühzeitig, erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kontaktdaten und plane anschließend Zelte, Sitzplätze, Grill, Kühlung und Tonanlage. In der letzten Woche geht es um Einkäufe, Vorbereitungen und Lieferungen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen Zeitplan, klare Zuständigkeiten und einen Wetterplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
- 6
Wettervorhersage prüfen
- 7
Reservierung für Partyzelte machen
- 8
Reservierung für die Tonanlage machen
- 9
Spielmaterial reservieren
- 10
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
3 Personen
- 13
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
- 14
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Marinaden und Saucen zubereiten
2 Personen
- 17
Fleisch und vegetarische Produkte marinieren
2 Personen
- 18
Desserts portionieren
2 Personen
- 19
Allergene separat verpacken
- 20
Namensschilder vorbereiten
- 21
Programm drucken
- 22
Spielregeln ausdrucken
- 23
Musik-Playlist zusammenstellen
- 24
Kinderaktivitäten einteilen
2 Personen
- 25
Freiwillige für Spiele einteilen
- 26
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 27
Gelände inspizieren
2 Personen
- 28
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Buffettische einrichten
3 Personen
- 32
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Spielstationen aufbauen
4 Personen
- 36
Wasseraktivitäten bereitstellen
3 Personen
- 37
Soundsystem anschließen
2 Personen
- 38
Musik testen
2 Personen
- 39
Buffet und Allergene beschriften
2 Personen
- 40
Snacks auslegen
3 Personen
- 41
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Gäste empfangen
3 Personen
- 44
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
- 46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 47
Kinder-Basteltisch betreuen
2 Personen
- 48
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
- 49
Staffelspiele betreuen
3 Personen
- 50
Wasseraktivitäten begleiten
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet eröffnen
2 Personen
- 55
Grill vorbereiten
4 Personen
- 56
Barbecue servieren
4 Personen
- 57
Vegetarische Gerichte servieren
2 Personen
- 58
Allergene Mahlzeiten separat servieren
2 Personen
- 59
Kindertanz begleiten
2 Personen
- 60
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
- 61
Dessert servieren
3 Personen
- 62
Licht prüfen
- 63
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 64
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 65
Letzte Runde ankündigen
- 66
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 67
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
- 68
Soundsystem ausschalten
2 Personen
- 69
Spielmaterial sammeln
4 Personen
- 70
Dekoration entfernen
3 Personen
- 71
Geschirr sammeln
3 Personen
- 72
Abfall sammeln
4 Personen
- 73
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 74
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 75
Küche reinigen
3 Personen
- 76
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
- 77
Gelände sauber übergeben
4 Personen
- 78
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 79
Geschirr spülen und trocknen
3 Personen
- 80
Materialien prüfen
2 Personen
- 81
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 82
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- BiertischeAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 90
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- WeingläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 8
Ausstattung
- GrillsAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mikrofon
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- GrillpinselAnz. 3
- AluminiumschalenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- NamensschilderAnz. 100
- TischdekorationAnz. 12
- SpeisekartenAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LichtergirlandeAnz. 6
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- SoftbälleAnz. 8
- ReifenAnz. 8
- KegelAnz. 24
- SpringseileAnz. 10
- WasserpistolenAnz. 20
- WasserschwämmeAnz. 30
- SchatzkistchenAnz. 6
- KreideAnz. 12
- BastelsetsAnz. 30
- PreisbänderAnz. 40
- KörbeAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungsspraysAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vorher fest. Erst dann kannst du Geschirr, Sitzplätze, Getränke, Grillgut und Portionen zuverlässig planen.
- Prüfe die Wettervorhersage zwei bis drei Tage vorher und entscheide rechtzeitig über Partyzelte. Zelte, Tonanlage und Spielmaterial solltest du reservieren, sobald Datum und Ort bestätigt sind.
- Plane die Kühlung nicht erst am Festtag: Getränke brauchen Kühlboxen oder Kühlschränke, und verderbliche Lebensmittel gehören bis zur Ausgabe durchgehend kalt gelagert.
- Bereite am Vortag alles vor, was nicht frisch sein muss: Obst und Gemüse waschen, Snacks und Desserts portionieren sowie Marinaden und Saucen zubereiten. Allergene verpackst du getrennt und kennzeichnest sie eindeutig.
- Teile Kinderaktivitäten, Spiele und Technik einer konkreten Person zu. Drucke Programm und Spielregeln aus und teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sommerfest organisieren?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Reservierungen für Partyzelte, Tonanlage und Spielmaterial solltest du direkt nach der Terminbestätigung anfragen.
- Wie viel Essen braucht man für ein Sommerfest?
- Plane die Mengen erst nach dem Anmeldeschluss und rechne pro erwachsene Person mit einer vollständigen Hauptmahlzeit plus Snacks. Berücksichtige zusätzlich vegetarische Produkte, Ernährungswünsche und etwa 10 Prozent Reserve bei Beilagen und Dessert.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Sommerfest?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach meist mit einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit und lagere alle Getränke spätestens am Vormittag gekühlt.
- Was muss man am Tag vor dem Sommerfest vorbereiten?
- Bereite am Vortag Snacks, Marinaden, Saucen und portionierte Desserts vor und wasche Obst und Gemüse. Kontrolliere außerdem Lieferungen, Einkaufsliste, Geschirr, Sitzmöbel, Zelte und Technik, damit am Festtag nur noch aufgebaut und frisch gegrillt werden muss.
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!