Zo organiseer je een zeilkampioenschap

Begin niet met promotie of catering, maar met de wedstrijdlocatie, vergunning en veiligheid. Daarna leg je het reglement, de jury, veiligheidsbemanning en het parcours vast. Pas wanneer duidelijk is hoeveel boten en deelnemers meedoen, kun je startnummers, catering en materiaal definitief regelen. De laatste week draait om controles: weersverwachting, boten en trailers, communicatie, wedstrijdinstructies en de inrichting van start- en finishgebied.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
5
Juryleden vastleggen
6
Veiligheidsbemanning vastleggen
7
Wedstrijdboten inventariseren
2 personen
8
Start- en finishgebied bepalen
2 personen
9
Wedstrijdparcours uitzetten
2 personen
10
Deelnemers uitnodigen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Veiligheidsboten reserveren
15
Stroomvoorziening reserveren
16
Catering bestellen
17
Promotie publiceren
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemerslijst sluiten
20
Startnummers toewijzen
2 personen
21
Wedstrijdinstructies afdrukken
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Boten en trailers controleren
3 personen
24
Prijzen klaarzetten
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Terrein schoonmaken
3 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Jurytafel inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
35
Wedstrijdboeien plaatsen
4 personen
36
Startschip positioneren
3 personen
37
Veiligheidsboten controleren
3 personen
38
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

39
Deelnemersregistratie openen
3 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Boten te water laten
4 personen
42
Technische controles uitvoeren
3 personen
43
Briefing voor deelnemers geven
2 personen
44
Jurybriefing houden
3 personen
45
Wedstrijd officieel openen
46
Startprocedure uitvoeren
4 personen
47
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
48
Veiligheidsboten bemannen
6 personen
49
Tussenstanden verwerken
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes uitserveren
3 personen
53
Deelnemerslunch serveren
4 personen
54
Protesten registreren
2 personen
55
Einduitslag controleren
3 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
57
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
58
Winnaars fotograferen
59
Boten uit het water halen
4 personen
60
Laatste consumpties serveren
2 personen
61
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

62
Afval inzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
66
Wedstrijdterrein schoonmaken
4 personen
67
Boeien en lijnen bergen
4 personen
68
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
69
Materiaal droog opbergen
2 personen
70
Huurmateriaal retourneren
2 personen
71
Trailers retourneren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken
74
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startvlaggenaantal 6
Signaalvlaggenaantal 10
Startnummersaantal 60
Reddingsvestenaantal 20
Werphakenaantal 4
Peddelsaantal 8
Marifoonsaantal 6
Veiligheidsbotenaantal 2
Startschip
Reserveonderdelen
Landvastenaantal 20
Stootwillenaantal 12
Sleeplijnenaantal 4
Waterdichte opbergbakkenaantal 8
Meetlintenaantal 3
Verrekijkersaantal 3

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Printersaantal 2
Stroomaggregaat
Megafoonsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Richtingsbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergronddoek

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterdispensersaantal 3
Drankenkrattenaantal 6
Kratten voor lege flessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Prijzen en medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papiertafellopersaantal 12

Tips

Regel locatie, wedstrijdvergunning en veiligheidsplan als eerste. Reserveer veiligheidsboten en leg vast wie tijdens de wedstrijd de veiligheidsbemanning vormt; zonder die informatie blijft het programma onzeker.
Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 7 dagen voor de wedstrijd. Verzamel dan ook dieetwensen, wijs startnummers toe en druk de wedstrijdinstructies af.
Test het parcours niet pas op de wedstrijddag. Controleer vooraf de plaats van de wedstrijdboeien, ankers en ankerlijnen en bepaal hoe start- en finishgebied vanaf het startschip worden bewaakt.
Maak een aparte controle voor communicatie en stroom. Test marifoons, geluidsinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en kabelhaspels uiterlijk de dag vóór de wedstrijd.
Zet prijzen, medailles en startnummers in afzonderlijke bakken klaar bij de registratiebalie. Controleer vóór opening van de inschrijving of de nummers gesorteerd zijn en of de jurytafel, tafels, stoelen en partytenten staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilkampioenschap organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de wedstrijdlocatie, vergunning en veiligheidsbemanning. Leg jury, veiligheidsboten en parcours uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddag vast.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een zeilkampioenschap sluiten?: Sluit de lijst ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je nog tijd om startnummers toe te wijzen, dieetwensen aan de catering door te geven en voldoende wedstrijdinstructies af te drukken.
Wat controleer je de dag voor een zeilkampioenschap?: Controleer de weersverwachting, boten en trailers, veiligheidsmateriaal en marifoons. Test ook de stroomvoorziening en geluidsinstallatie en leg startvlaggen, signaalvlaggen en prijzen klaar.
Hoeveel veiligheidsboten heb je nodig bij een zeilkampioenschap?: Dat hangt af van het parcours, het aantal deelnemers en de eisen uit je veiligheidsplan; er is geen vast aantal. Leg minimaal vóór het aanvragen van de vergunning vast welke boten beschikbaar zijn, wie ze bemant en hoe snel ze elk deel van het parcours bereiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.