Cómo organizar un campeonato de vela sin perder el control

Un campeonato de vela se organiza en tierra mucho antes de que salgan los barcos. Empieza por reservar el recinto, tramitar el permiso y fijar las reglas; después define el recorrido, la salida, la meta y el dispositivo de seguridad. Las inscripciones, los dorsales y las instrucciones deben cerrarse antes de revisar barcos, remolques y material. El día de la prueba, cada persona debe saber qué radio lleva, qué zona cubre y cuándo actúa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar permiso de competición
3
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
4
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
5
Definir el jurado
6
Asignar personal de seguridad
7
Inventariar las embarcaciones de competición
2 personas
8
Definir la zona de salida y meta
2 personas
9
Trazar el recorrido de la competición
2 personas
10
Invitar a los participantes
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Encargar premios y medallas
14
Reservar embarcaciones de seguridad
15
Reservar el suministro eléctrico
16
Pedir el catering
17
Publicar la promoción
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Cerrar la lista de participantes
20
Asignar números de dorsal
2 personas
21
Imprimir las instrucciones de la competición
22
Hacer la compra
2 personas
23
Comprobar los barcos y remolques
3 personas
24
Preparar los premios
25
Ordenar los dorsales
2 personas
26
Reunir el material de competición
2 personas
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Limpiar el recinto
3 personas
29
Montar tiendas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
3 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Preparar la mesa del jurado
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
35
Colocar las boyas de la competición
4 personas
36
Colocar el barco de salida
3 personas
37
Comprobar las embarcaciones de seguridad
3 personas
38
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

39
Abrir el registro de participantes
3 personas
40
Repartir dorsales
2 personas
41
Poner los barcos en el agua
4 personas
42
Realizar controles técnicos
3 personas
43
Dar una sesión informativa a los participantes
2 personas
44
Hacer el briefing con el jurado
3 personas
45
Abrir oficialmente la competición
46
Realizar el procedimiento de inicio
4 personas
47
Registrar el desarrollo de la competición
3 personas
48
Asignar personal a las lanchas de seguridad
6 personas
49
Procesar los resultados provisionales
2 personas
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Servir el almuerzo a los participantes
4 personas
54
Registrar las protestas
2 personas
55
Comprobar el resultado final
3 personas
56
Preparar la entrega de premios
2 personas
57
Presentar la entrega de premios
2 personas
58
Fotografiar a los ganadores
59
Sacar los barcos del agua
4 personas
60
Servir las últimas bebidas
2 personas
61
Informar a los participantes sobre la salida

Seguimiento

62
Recoger la basura
4 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Apagar el sistema de sonido
2 personas
66
Limpiar el recinto de competición
4 personas
67
Guardar boyas y cabos
4 personas
68
Comprobar el material de competición
2 personas
69
Guardar el material en un lugar seco
2 personas
70
Devolver el material de alquiler
2 personas
71
Devolver los remolques
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Agradecer a los participantes
74
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mostrador de registro
Papeleracant. 8

Material deportivo

Boyas de competicióncant. 12
Anclajescant. 12
Líneas de anclajecant. 12
Banderas de salidacant. 6
Banderas de señalizacióncant. 10
Dorsalescant. 60
Chalecos salvavidascant. 20
Ganchos de lanzamientocant. 4
Remeroscant. 8
Radios portátilescant. 6
Botes de seguridadcant. 2
Barco de salida
Piezas de repuesto
Cabos de amarrecant. 20
Defensascant. 12
Cuerdas de remolquecant. 4
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 8
Cintas métricascant. 3
Prismáticoscant. 3

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Generador
Megáfonoscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Banderas del concursocant. 4
Señales direccionalescant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 12
Lona de fondo del escenario

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de luzcant. 4
Linternas a pilascant. 8

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Dispensadores de aguacant. 3
Cajas de bebidascant. 6
Cajas para botellas vacíascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Premios y medallascant. 12
Tazas para los ganadorescant. 3
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Manteles de papelcant. 12

Consejos

Cierra el recorrido y la zona de salida y meta antes de encargar boyas, anclajes y líneas de anclaje. Haz una comprobación en el agua y prepara piezas de repuesto para los puntos que puedan desplazarse.
Reserva las embarcaciones de seguridad con antelación y asigna a cada una una función concreta. Calcula también quién manejará las radios, los chalecos salvavidas, los cabos de remolque y las defensas.
No dejes las inscripciones para la última semana: fija una fecha de cierre y prepara los dorsales en cuanto tengas la lista definitiva. Imprime las instrucciones de la competición y entrega un ejemplar a cada participante.
Comprueba el pronóstico del tiempo 72 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera y la mañana de la prueba. El plan de seguridad debe indicar quién puede modificar el recorrido, suspender una salida o evacuar a una persona.
Monta el registro, la mesa del jurado, las carpas y el equipo de sonido antes de la llegada de los participantes. Prueba los micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores y enrollacables con la instalación eléctrica reservada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campeonato de vela?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, solicitar el permiso, definir el reglamento y contratar las embarcaciones de seguridad. Deja las dos últimas semanas para cerrar inscripciones, preparar dorsales y revisar el material.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Ciérrala entre 5 y 7 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para asignar números de dorsal, imprimir instrucciones, recoger preferencias dietéticas y preparar el registro sin cambios de última hora.
¿Qué hay que revisar el día antes de un campeonato de vela?: Comprueba barcos y remolques, boyas, anclajes, banderas, radios, chalecos y piezas de repuesto. Revisa también el pronóstico, la instalación eléctrica y que los premios y dorsales estén preparados.
¿Cuántas embarcaciones de seguridad hacen falta?: El número depende del recorrido, pero calcula al menos una embarcación en cada zona de riesgo y una unidad capaz de remolcar. Define sus posiciones antes de la salida y confirma por radio que todas están operativas.

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