Zo organiseer je een yogadag zonder losse eindjes

Begin met het programma en de tijden: bepaal wanneer deelnemers aankomen, welke workshops volgen en wanneer er ruimte is voor maaltijden en meditatie. Reserveer daarna de locatie en bevestig de yogadocenten, zodat je de workshopindeling kunt maken. Open de inschrijving pas wanneer tijden, route en praktische informatie duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om aantallen: deelnemers, dieetwensen, maaltijden en yogamaterialen. Op de dag zelf richt je eerst de ruimtes en ontvangst in voordat de eerste deelnemers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Yogadocenten bevestigen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Workshopindeling maken
2 personen
10
Maaltijdhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
12
Yoga-materialen controleren
2 personen
13
Muziek en meditaties selecteren
14
Route en bewegwijzering maken
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Verse producten koelen
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
4 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimtes ventileren
2 personen
21
Vloer en entree schoonmaken
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Yogamaterialen klaarleggen
4 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Decoratie ophangen
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen

Event

30
Registratietafel bemannen
3 personen
31
Deelnemers verwelkomen
2 personen
32
Programma toelichten
33
Thee en water serveren
2 personen
34
Openingsmeditatie begeleiden
35
Yogaworkshop begeleiden
2 personen
36
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Ademhalingssessie begeleiden
39
Servies verzamelen
2 personen
40
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
41
Dinerbuffet serveren
4 personen
42
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Avondmeditatie begeleiden
45
Ontspannende yogasessie begeleiden
2 personen
46
Afsluiting verzorgen
47
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Afval verzamelen
3 personen
49
Keuken schoonmaken
3 personen
50
Yogaruimte opruimen
4 personen
51
Meubilair terugzetten
4 personen
52
Apparatuur uitschakelen
2 personen
53
Locatie eindcontroleren
2 personen
54
Materialen terugbrengen
3 personen
55
Hergebruikbare materialen reinigen
3 personen
56
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 3
Buffettafelsaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 65
Yogablokkenaantal 120
Yogariemenaantal 65
Meditatiekussensaantal 65
Bolstersaantal 35
Dekensaantal 70
Oogkussensaantal 65

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Soepketelsaantal 3
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Tafellopersaantal 8
Kunstplantenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minstens 30 minuten tussen ontvangst en de eerste yogasessie. Zo kun je late binnenkomers opvangen, deelnemers verwijzen en de geluidsinstallatie nog testen zonder de les te onderbreken.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de yogadag af en gebruik het definitieve aantal voor maaltijden, stoelen en materialen. Controleer daarbij apart de dieetwensen; die verdwijnen snel in een algemene deelnemerslijst.
Leg per workshop vooraf vast hoeveel yogamatten, blokken, riemen, meditatiekussens, bolsters, dekens en oogkussens nodig zijn. Zet de materialen per ruimte klaar, zodat je niet tijdens het programma hoeft te zoeken.
Test speaker, draadloze microfoon, laptop, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst. Neem ook een alternatief programma voor muziek of meditaties mee als een apparaat niet werkt.
Maak de route naar de locatie en de bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor af. Zet bij de entree een welkomstbord en richt de ontvangsttafel in met de deelnemerslijst, zodat registratie niet ophoudt bij één onduidelijke ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een yogadag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het programma, de locatie en de yogadocenten. Open de inschrijving zodra die basis vaststaat en sluit haar enkele dagen voor de yogadag af voor de definitieve aantallen.
Hoeveel yogamatten heb ik nodig voor een yogadag?: Reken één yogamat per deelnemer en leg daarnaast minstens 2 extra matten klaar voor beschadiging of onverwachte deelnemers. Stem het aantal blokken, riemen en meditatiekussens af op het maximumaantal deelnemers per workshop.
Wanneer moet ik de maaltijden voor een yogadag regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bereken de maaltijdhoeveelheden zodra de inschrijving sluit. Doe houdbare boodschappen uiterlijk de dag ervoor en koel verse producten direct na het boodschappen doen.
Hoeveel tijd moet ik op de dag zelf uittrekken voor de opbouw?: Plan minimaal 90 minuten voor openen, ventileren, schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, materialen klaarleggen, ontvangst inrichten en apparatuur aansluiten. Zorg dat alles 30 minuten vóór de eerste deelnemers gereed is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.