Organiser une journée yoga, étape par étape
Une journée yoga se prépare d’abord autour du programme, du lieu et du nombre réel de participants. Fixez les horaires, confirmez les professeurs, puis ouvrez les inscriptions avec les informations utiles : niveau, ateliers choisis et besoins alimentaires. Les repas, le matériel et l’accueil dépendent directement de ces réponses. La veille, concentrez-vous sur les achats, le transport et la signalisation ; le jour même, prévoyez assez de temps pour aérer, installer la salle et tester le son avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Confirmer les professeurs de yoga
- 4
Créer le formulaire d’inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Mettre à jour la liste des participants
- 9
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
- 10
Calculer les quantités de repas
2 personnes
- 11
Établir la liste de courses
2 personnes
- 12
Vérifier le matériel de yoga
2 personnes
- 13
Sélectionner la musique et les méditations
- 14
Créer l’itinéraire et la signalisation
- 15
Envoyer les informations aux participants
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
- 18
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Aérer les espaces
2 personnes
- 21
Nettoyer le sol et l'entrée
3 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Préparer le matériel de yoga
4 personnes
- 24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 25
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 26
Installer la décoration
3 personnes
- 27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 28
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 29
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Événement
- 30
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 31
Accueillir les participants
2 personnes
- 32
Présenter le programme
- 33
Servir le thé et l'eau
2 personnes
- 34
Animer la méditation d’ouverture
- 35
Animer l'atelier de yoga
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Animer une séance de respiration
- 39
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 40
Installer le buffet du dîner
4 personnes
- 41
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 42
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
- 43
Faire la vaisselle
3 personnes
- 44
Animer la méditation du soir
- 45
Animer une séance de yoga relaxante
2 personnes
- 46
Assurer la clôture
- 47
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 48
Rassembler les déchets
3 personnes
- 49
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 50
Ranger la salle de yoga
4 personnes
- 51
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 52
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 53
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
- 54
Rapporter le matériel
3 personnes
- 55
Nettoyer les matériaux réutilisables
3 personnes
- 56
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
- 57
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 70
- Table d’accueil
- Porte-manteauxqté 3
- Tables de buffetqté 4
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 65
- Blocs de yogaqté 120
- Sangles de yogaqté 65
- Coussins de méditationqté 65
- Coussins de traversinqté 35
- Couverturesqté 70
- Coussins pour les yeuxqté 65
Équipement
- Enceinte portableqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Verres à eauqté 70
- Assiettesqté 80
- Bol à soupeqté 70
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Marmites à soupeqté 3
- Carafes d’eauqté 8
Décoration
- Panneau d’accueil
- Affiches du programmeqté 8
- Chemins de tableqté 8
- Plantes artificiellesqté 8
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 8
- Guirlandes LEDqté 4
Nettoyage
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par un programme minuté : prévoyez les transitions entre les ateliers, les pauses et le temps nécessaire aux repas. Sans cette trame, les inscriptions et la répartition des groupes restent difficiles à gérer.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour compter les participants et calculer les repas. Demandez les allergies et régimes au moins 7 jours avant la journée afin d’éviter des achats de dernière minute.
- Vérifiez le matériel salle par salle, et non en vrac : comptez un tapis par participant, puis les blocs, sangles, couvertures et coussins nécessaires aux ateliers prévus. Ajoutez une petite marge pour les oublis ou le matériel humide.
- Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant : adresse, itinéraire, horaires d’arrivée, tenue conseillée et ce que chacun doit apporter. Une signalisation visible à l’entrée évite de monopoliser l’accueil.
- Arrivez au moins 90 minutes avant le premier cours. Aérez, nettoyez le sol, installez l’accueil et le buffet, puis testez l’enceinte, le micro, les rallonges et les multiprises avant que les participants n’entrent.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée yoga ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les professeurs, ouvrir les inscriptions et ajuster les repas et le matériel au nombre de participants.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée yoga ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de finaliser les groupes, les repas et les besoins alimentaires.
- Combien de matériel faut-il prévoir par participant ?
- Prévoyez au minimum un tapis par personne, puis adaptez le nombre de blocs, sangles, couvertures et coussins aux exercices programmés. Gardez 5 à 10 % de matériel supplémentaire si plusieurs niveaux participent.
- À quelle heure faut-il arriver le jour d’une journée yoga ?
- Arrivez 90 minutes avant le début du premier atelier. Comptez ce temps pour ouvrir et aérer le lieu, nettoyer l’entrée et le sol, installer les tables, préparer les tapis et vérifier la sonorisation.
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