Zo organiseer je een yoga-ochtend zonder stress

Begin niet met het ontbijt, maar met de zaal en de yogadocent. Daarna leg je de inschrijving vast, verzamel je dieetwensen en maak je een programma met duidelijke tijden. Controleer ruim vooraf welke materialen aanwezig zijn en wie iets meeneemt. Op de ochtend zelf draait alles om een rustige ontvangst: de ruimte ventileren, matten en props klaarleggen, muziek testen en het ontbijt pas opbouwen nadat de yogaruimte klaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Yogadocent vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Bevestiging versturen
9
Programma opstellen
10
Muziek selecteren
11
Materialen controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen ophalen
2 personen
14
Ruimte en toegang bevestigen
15
Fruit wassen en snijden
2 personen
16
Ontbijt voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst printen
18
Mats en props klaarleggen
3 personen
19
Ruimte ventileren
20
Tafels en ontvangst klaarzetten
2 personen
21
Ontbijtbuffet opbouwen
2 personen
22
Muziek en verlichting testen

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Introductie geven
26
Yogales begeleiden
27
Korte pauze begeleiden
2 personen
28
Ontbijt serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
30
Vragen van deelnemers beantwoorden
31
Afsluiting verzorgen

Nazorg

32
Mats en props verzamelen
3 personen
33
Servies afwassen
2 personen
34
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
2 personen
36
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
37
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 22
Yogablokkenaantal 22
Yogariemenaantal 22
Dekensaantal 22
Yogabolstersaantal 10
Oogkussensaantal 22

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Ontbijtbordenaantal 25
Kommenaantal 25
Theelepelsaantal 30
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Timer

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 25
Pennenaantal 6
Kleefbandaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de belangrijkste bevestigingen uiterlijk twee weken vooraf: zaal, toegang en yogadocent. Controleer ook wanneer je naar binnen kunt, zodat je niet op de ochtend zelf voor een gesloten deur staat.
Sluit de aanmelding enkele dagen voor de yoga-ochtend en verwerk dieetwensen direct in de ontbijtvoorbereiding. Stuur daarna één bevestiging met begintijd, route, kledingadvies en eventuele spullen die deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak het programma concreet met tijdsblokken, bijvoorbeeld ontvangst, introductie, yogales en ontbijt. Houd minstens 15 minuten vrij tussen het einde van de les en het buffet om materialen op te ruimen en handen te wassen.
Leg per deelnemer een mat klaar en verdeel blokken, riemen, dekens, bolsters en oogkussens over de ruimte voordat iemand binnenkomt. Test de Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen met de muziek die je daadwerkelijk gebruikt.
Zet bij de ingang een welkomstbord, naamkaartjes en pennen klaar en registreer de aanwezigheid meteen. Bouw het ontbijtbuffet pas op nadat de zaal is gecontroleerd; zo blijven fruit, brood en servies uit de beweegruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een yoga-ochtend organiseren?: Leg de zaal en yogadocent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open daarna de aanmelding en sluit die 3 tot 5 dagen voor het evenement, zodat je de deelnemerslijst en het ontbijt kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een yoga-ochtend klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor toegang, ventileren, matten en props, ontvangst en ontbijt. Plan daarnaast 15 minuten voor de muziek- en verlichtingstest; dat wordt vaak vergeten.
Hoeveel yogamaterialen heb ik nodig per deelnemer?: Reken op één yogamat per deelnemer en leg aanvullende props vooraf klaar op basis van het programma. Houd bij blokken, riemen, dekens, bolsters en oogkussens enkele extra exemplaren achter de hand voor beschadiging of deelnemers die later aansluiten.
Wanneer bereid je het ontbijt voor bij een yoga-ochtend?: Was en snijd fruit en bereid het ontbijt op de dag zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de ontvangst. Bouw het buffet pas op nadat de yogaruimte klaar is en bewaar gekoelde onderdelen tot vlak voor het serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.