Zo organiseer je een winterzwemwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de locatie, route en veiligheid. Bij een winterzwemwedstrijd moeten water, toezicht, omkleedruimte en opvang voor koude deelnemers tegelijk kloppen. Leg daarna de vrijwilligersrollen vast en stuur deelnemers duidelijke informatie over start, kleding, route en weersomstandigheden. Plan de opbouw op de wedstrijddag in vaste zones: ontvangst, omkleden, start, finish en warme drank. Controleer ten slotte materiaal, deelnemerslijst en weersverwachting voordat de eerste zwemmer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Vergunningen en meldingen regelen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Zwemroute vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers inplannen
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Startnummers voorbereiden
2 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Prijzen en certificaten klaarleggen
18
Locatie inspecteren
3 personen
19
Tenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Omkleedruimte inrichten
3 personen
22
Start- en finishzone markeren
3 personen
23
Zwemroute afzetten
4 personen
24
Veiligheidsmiddelen plaatsen
3 personen
25
Verlichting testen
2 personen
26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
27
Warme dranken voorbereiden
3 personen
28
Hapjes klaarzetten
3 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

31
Deelnemers registreren
4 personen
32
Startnummers uitdelen
3 personen
33
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
34
Warming-up begeleiden
2 personen
35
Wedstrijdstart begeleiden
5 personen
36
Zwemmers en route bewaken
6 personen
37
Tijden registreren
3 personen
38
Finishers opvangen
4 personen
39
Warme dekens uitdelen
3 personen
40
Dranken serveren
3 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Uitslagen controleren
2 personen
44
Prijzen uitreiken
3 personen
45
Publiek begeleiden
2 personen
46
Afval en glas opruimen
2 personen

Nazorg

47
Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
48
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Materialen tellen en inpakken
2 personen
51
Afval afvoeren
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Uitslagen publiceren
54
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Wasmandenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 70
Badmutsenaantal 70
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Meetlintenaantal 2
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Thermometersaantal 3
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 80
Thermodekensaantal 70

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Soeppannenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Prijscertificatenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zwemroute uiterlijk enkele weken vooraf vast en markeer start en finish duidelijk. Controleer op de wedstrijddag opnieuw de watertemperatuur, doorgang en zichtbaarheid van de wedstrijdboeien.
Maak het veiligheidsplan concreet per zone: wie houdt toezicht bij de start, wie bewaakt de route en wie handelt bij een incident? Zorg dat reddingsboeien, reddingslijnen en EHBO-koffers vóór de briefing op hun plaats liggen.
Richt de omkleedruimte in vóór de deelnemers arriveren. Gebruik kledingrekken en wasmanden voor een vaste indeling en plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, kledingbeheer en doorstroming.
Plan warme opvang direct naast de finish met tenten, stoelen en thermodekens. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en soeppannen pas klaar nadat stroom, tafels en veilige looproutes zijn gecontroleerd.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de avond ervoor. Vermeld uiterlijk enkele dagen vooraf de starttijd, meldtijd, zwemroute, verplichte uitrusting, weersprocedure en wat zij na afloop nodig hebben; druk de deelnemerslijst en startnummers daarnaast op papier af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een winterzwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen, melding en het veiligheidsplan. Leg de route, vrijwilligers en deelnemersinformatie uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een winterzwemwedstrijd?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen bij start en finish, 2 toezichthouders langs de route en 2 vrijwilligers voor ontvangst en omkleden. Bij een langere route of meerdere startgroepen zijn extra toezichthouders nodig.
Wat moet je regelen voor de veiligheid bij winterzwemmen?: Leg vooraf de zwemroute en noodprocedure vast en plaats reddingsboeien, reddingslijnen, EHBO-koffers en isolatiedekens vóór de start. Controleer de weersverwachting en watertemperatuur op de wedstrijddag en wijs één persoon aan die de wedstrijd kan stilleggen.
Wanneer controleer je het wedstrijdmateriaal?: Controleer startnummers, badmutsen, stopwatches, fluitjes, meetlinten en klemborden uiterlijk 2 dagen vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een tweede controle en test de verlichting voordat deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.