Winter-Schwimmwettkampf organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Winter-Schwimmwettkampf entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Ablauf. Du musst Genehmigungen, Sicherheitsmaßnahmen, Helfer und die Versorgung früh zusammenbringen. Beginne mit Ort und Wettkampfkonzept, kläre danach Anmeldungen und Zuständigkeiten und prüfe am Vortag jedes Material. Am Veranstaltungstag zählen vor allem warme Umkleiden, eine klar markierte Start- und Zielzone sowie ein Sicherheitsplan, der für alle Helfer sichtbar ist.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfort reservieren
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
3
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
4
Schwimmstrecke festlegen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einplanen
2 Personen
9
Teilnehmerinformationen versenden
10
Wettervorhersage prüfen
11
Wettkampfmaterial prüfen
2 Personen
12
Einkaufsliste prüfen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Kühlboxen füllen
2 Personen
15
Startnummern vorbereiten
2 Personen
16
Teilnehmerliste ausdrucken
17
Preise und Urkunden bereitlegen
18
Location inspizieren
3 Personen
19
Zelte aufbauen
4 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Umkleide einrichten
3 Personen
22
Start- und Zielzone markieren
3 Personen
23
Schwimmstrecke absperren
4 Personen
24
Sicherheitsmittel anbringen
3 Personen
25
Beleuchtung testen
2 Personen
26
Beschallungsanlage testen
2 Personen
27
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
28
Snacks bereitstellen
3 Personen
29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
30
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

31
Teilnehmer registrieren
4 Personen
32
Startnummern ausgeben
3 Personen
33
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
34
Aufwärmen betreuen
2 Personen
35
Wettkampfbeginn begleiten
5 Personen
36
Schwimmer unterwegs beaufsichtigen
6 Personen
37
Zeiten erfassen
3 Personen
38
Finisher in Empfang nehmen
4 Personen
39
Warme Decken ausgeben
3 Personen
40
Getränke servieren
3 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Ergebnisse prüfen
2 Personen
44
Preise überreichen
3 Personen
45
Publikum begleiten
2 Personen
46
Abfall und Glas aufräumen
2 Personen

Nachbereitung

47
Spielmaterial abbauen
4 Personen
48
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
49
Location reinigen
4 Personen
50
Materialien zählen und einpacken
2 Personen
51
Abfall entsorgen
2 Personen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Ergebnisse veröffentlichen
54
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
WäschekörbeAnz. 8

Sportmaterial

WettkampfschwimmbojenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
StartnummernAnz. 70
BadekappenAnz. 70
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 8
MessbänderAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
ThermometerAnz. 3
RettungsringeAnz. 6
RettungsleinenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
IsolierdeckenAnz. 80
ThermodeckenAnz. 70

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
SuppentöpfeAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

Spiel旗genAnz. 12
WegweiserAnz. 8
PreiszertifikateAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Wettkampfort möglichst mehrere Wochen vorher und kläre dabei Zufahrt, Umkleiden, Beleuchtung und den Platz für Zelte. Genehmigungen und Meldungen solltest du nicht bis zur letzten Woche aufschieben.
Lege die Schwimmstrecke erst fest, wenn Wassertemperatur, Absperrung und Rettungsmittel geprüft sind. Markiere Start- und Zielzone eindeutig und bringe Bojen, Absperrband, Rettungsringe und Rettungsleinen vor Beginn an.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne darin Treffpunkt, Einlasszeit, Streckenlänge, Wassertemperatur, Umkleidemöglichkeiten und was bei winterlichem Wetter passiert.
Plane Helfer mit festen Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Anmeldung und Startnummern, eine für die Zeitnahme und mehrere für Strecke und Sicherheit. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste und Klemmbretter verhindern Verzögerungen bei der Registrierung.
Prüfe am Vortag Stoppuhren, Pfeifen, Thermometer, Beleuchtung und Erste-Hilfe-Material. Fülle Kühlboxen, stelle Thermoskannen und Suppentöpfe bereit und lege Urkunden sowie Preise so aus, dass sie nach dem Zieleinlauf sofort erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Winter-Schwimmwettkampf anmelden?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Genehmigungen und Meldungen. Den Veranstaltungsort solltest du noch früher reservieren, besonders wenn du Zelte, Umkleiden und zusätzliche Beleuchtung brauchst.
Wie viele Helfer braucht ein Winter-Schwimmwettkampf?: Für einen kleinen Wettkampf solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen: für Anmeldung, Zeitnahme, Start, Ziel, Strecke und Sicherheit. Bei mehr als 30 Teilnehmern kommen zusätzliche Personen für Umkleiden und Versorgung hinzu.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Versende die vollständigen Informationen 3 bis 5 Tage vor dem Wettkampf und aktualisiere sie bei einer relevanten Wetteränderung. Die endgültige Wettervorhersage solltest du am Vorabend und am Veranstaltungsmorgen prüfen.
Was braucht man für die Sicherheit beim Winterschwimmen?: Plane mindestens einen Erste-Hilfe-Koffer, Rettungsringe, Rettungsleinen, Isolier- oder Thermodecken und ein Thermometer ein. Prüfe vor dem Start die Wassertemperatur und weise alle Helfer in den Sicherheitsplan ein.

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