Zo organiseer je een winterpicknick die buiten werkt

Een winterpicknick vraagt om een andere volgorde dan een zomerfeest. Begin met de locatie en een plan voor kou, wind en neerslag; pas daarna leg je gasten, catering en materiaal vast. Controleer de weersverwachting opnieuw enkele dagen vooraf en maak je definitieve indeling op basis van het aantal aanmeldingen. Op de dag zelf staan beschutting, warmte, verlichting en warme dranken vóór de aankomst van de gasten klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Weersverwachting controleren
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Boodschappenlijst controleren
8
Catering bestellen
9
Materiaal reserveren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
14
Thermoskannen vullen
2 personen
15
Locatie inspecteren
2 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Verwarming plaatsen
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen en dekens klaarzetten
3 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Buffet inrichten
3 personen
22
Muziek aansluiten

Event

23
Ontvangst gasten
2 personen
24
Warme dranken serveren
2 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Buffet bijvullen
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Verlichting controleren
29
Verwarming bijvullen
30
Afval verzamelen
2 personen
31
Laatste ronde serveren
2 personen
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Eten en dranken opruimen
3 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
36
Partytenten afbreken
4 personen
37
Verlichting en verwarming opruimen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Afval wegbrengen
2 personen
40
Materialen controleren
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Picknickkleeddenaantal 10
Dekensaantal 45
Tafelkledenaantal 6
Windschermenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Aluminium bewaarbakkenaantal 12
Voedselthermometersaantal 2

Apparatuur

Buitengasverwarmersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 2

Decoratie

Winterse tafeldecoratieaantal 6
Windlichtjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de locatie uiterlijk twee weken vooraf en noteer waar partytenten, windschermen en buitengasverwarmers mogen staan. Controleer ook of je gasflessen en stroomvoorziening veilig kunt plaatsen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de gastenlijst ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal om catering, herbruikbare borden, kommen, bekers, stoelen en dekens af te stemmen.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij wind of neerslag de partytenten, windschermen en verwarming vóór het opbouwen van het buffet klaar.
Bereid warme gerechten zo dat ze in thermoskannen of bewaarbakken kunnen worden bewaard en controleer de temperatuur met een voedselthermometer. Vul de thermoskannen pas vlak voor het serveren, zodat de dranken warm blijven.
Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd vóór ontvangst: eerst tenten en verwarming, daarna tafels en zitplaatsen, vervolgens verlichting, buffet en muziek. Test lichtslingers, led-lantaarns, bluetoothspeaker en powerbanks voordat de eerste gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een winterpicknick organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de definitieve gastenlijst ongeveer 7 dagen voor de winterpicknick.
Wat heb je nodig voor een winterpicknick bij koud weer?: Reken per gast op een zitplek en een warme deken, plus beschutting met partytenten of windschermen. Plaats buitengasverwarmers vóór aankomst en zorg voor minimaal 2 thermoskannen per 10 gasten, afhankelijk van het aanbod warme dranken.
Wanneer controleer je het weer voor een winterpicknick?: Bekijk de verwachting 3 dagen vooraf om de opstelling en catering aan te passen. Controleer opnieuw op de ochtend zelf; houd bij wind en neerslag minstens 60 minuten extra rekening voor het veilig opbouwen van tenten en verwarming.
Hoeveel drank moet je voorzien voor een winterpicknick?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, waarvan bij koud weer minstens 1 warme drank. Voorzie daarnaast water en vul de thermoskannen vlak vóór de ontvangst, zodat de eerste ronde direct kan worden geschonken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.